Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.

Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de No Conformidades, con el objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de las No Conformidades encontradas.

Acción de cumplimiento: Es un mecanismo de defensa judicial de orden constitucional en virtud del cual toda persona tendrá derecho a solicitar ante el juez competente el cumplimiento de las normas aplicables con fuerza material de ley o actos administrativos.

Acción de mejora: conjunto de acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño de los procesos, la acción de mejora no involucra el incumplimiento o riesgo de incumplimiento previo un requisito.

Acción de tutela: Es un mecanismo de defensa judicial de orden constitucional en virtud del cual toda persona puede reclamar ante los jueces, en todo momento y lugar, la protección inmediata de sus derechos constitucionales fundamentales, cuando quiera que éstos resulten vulnerados o amenazados por la acción o la omisión de cualquier autoridad pública o de particulares en los casos que señale la ley.

Acción Preventiva: Acciones tomadas para eliminar las causas de No Conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Estas acciones deben ser apropiadas a los efectos de los problemas potenciales.

Acciones de grupo: Es un mecanismo de defensa judicial de orden constitucional en virtud del cual un número plural de personas, que reúnen condiciones uniformes respecto a la casusa que originó un perjuicio, solicitan el reconocimiento y pago de indemnización de perjuicios.

Acciones populares: Es un mecanismo de defensa judicial de orden constitucional en virtud del cual toda persona tendrá derecho a solicitar ante el juez competente la protección de derechos colectivos.

Acervo Documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Acompañamiento: es la presencia de los funcionarios de la oficina de control interno en ciertas actividades que realiza la gobernación del cesar, brindando apoyo y asesoría, pero sin participar a través de autorizaciones en dichos procedimientos.

Acreditación: proceso voluntario y periódico de autoevaluación interna y revisión externa de los procesos y resultados que garantizan y mejoran la calidad de la atención del usuario en una organización de salud, a través de una serie de estándares óptimos y factibles de alcanzar, previamente conocidos por las entidades evaluadas. es realizada por personal idóneo y entrenado para tal fin y su resultado es avalado por entidades de acreditación autorizados para dicha función.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iníciales y no iníciales de una razón social.

Acta: Es una comunicación interna que constituye la memoria de las reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta.

Actividades sanitarias: son la búsqueda, recogida, transporte, diagnóstico, tratamiento, incluidos los primeros auxilios y rehabilitación de los heridos y enfermos, así como la prevención de las enfermedades y la administración de las unidades y medios de transporte sanitario.

Acto administrativo: manifestación escrita de la administración departamental en ejercicio de sus funciones.

Actos Administrativos: Expresión de la voluntad de una autoridad pública en ejercicio de la función administrativa, cuya consecuencia es producir efectos jurídicos sobre la situación de las personas. Para efectos de éste procedimiento se denominarán actos administrativos las directrices, decretos, circulares normativas y resoluciones expedidos por la entidad.

Acuerdo de Pago: Es el acuerdo de voluntades Deudor – Departamento del Cesar plasmado en un documento, para lograr el pago de la deuda a través de un número determinado de cuotas y al pago de intereses. En caso de incumplimiento este documento presta mérito ejecutivo.

Acuse: Esta función de retorno asegura que el mensaje ha sido recibido correctamente

Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Adyuvante: sustancia que, administrada junto a un antígeno, aumenta de forma inespecífica la respuesta

Agenda del Asesor de Prensa: Documento en el cual se consignan semanalmente la serie de eventos, actividades y acciones, en las cuales estará presente el Asesor de prensa, que por lo general se relacionan directamente con el diario quehacer del grupo de prensa de la  Gobernación del Cesar.

Agenda del Gobernador y los Secretarios: Documento en el cual se consignan semanalmente la serie de eventos, actividades y acciones, en las cuales estará presente el Gobernador o los secretarios, ya sea como invitado especial, como convocaste principal o en cualquier otra calidad.

Agente biológico: son todos aquellos organismos vivos y sustancias derivadas de los mismos, presentes en el puesto de trabajo, que pueden ser susceptibles de provocar efectos negativos en la salud de los trabajadores. Estos efectos negativos se pueden concretar en procesos infecciosos, tóxicos o alérgicos.

Agente infeccioso: microorganismo (virus, bacteria, hongo o parásito) capaz de producir una infección o enfermedad infecciosa.

Agente químico: son todos aquellos elementos o compuestos químicos, por sí solo o mezclados, tal como se presentan en estado natural o son producidos, utilizados o derramados, incluido los derrame de residuos, en una actividad laboral, se hayan elaborado o no de modo intencional y se hayan comercializado o no.

Alegatos de Conclusión: Es la oportunidad procesal en la que el disciplinado o su apoderado le manifiestan al operador disciplinario sus apreciaciones acerca de la forma en que debe dictarse el fallo.

Alimentación: es la ingestión de alimento por parte de los organismos para proveerse de sus necesidades alimenticias, fundamentalmente para conseguir energía y desarrollarse. no se debe confundir alimentación con nutrición, ya que esta última se da a nivel celular y la primera es la acción de ingerir un alimento.

Alistamiento físico: Mensajería y Correo tradicional: Inclusión de documentos impresos dentro de los sobres de carta o manila, planos en tubos o rollos y medios magnéticos y análogos en cajas diseñadas para tal fin y sobre de manila burbuja

Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Almacenamiento temporal: Es la acción del generador consistente en depositar segregada y temporalmente sus residuos.

Almacenamiento: es el proceso mediante el cual se asegura la calidad de los medicamentos durante su permanencia en la bodega, almacén o farmacia, garantizándolas condiciones de eficacia y seguridad requeridas por el fabricante, incluso hasta que el producto es entregado al usuario final.

Amortización acumulada de bienes de beneficio y uso público: Valor acumulado de la pérdida de capacidad de utilización que han sufrido los bienes de beneficio y uso público, por el uso u otros factores, teniendo en cuenta su vida útil estimada y el costo de las ampliaciones, mejoras y reparaciones capitalizables.

Amortización: es la aplicación a gastos de un activo diferido en proporción a su valor y al tiempo estimado de vida.

Amortización: Reducción al valor en libros de una partida de activo fijo. Es término genérico para depreciación, agotamiento, baja en libros, o la extinción gradual en libros de una partida o grupo de partidas de activo de vida limitada, bien sea mediante un crédito directo o por medio de una cuenta de valuación, por tanto, el importe de esta reducción constituye genéricamente una amortización. 2. Devolución gradual de una deuda; también se utiliza el término para referirse a la redención de los valores mediante pagos periódicos. Se refiere a la distribución del costo de un activo amortizable durante el tiempo en que contribuye a la generación del ingreso o al cumplimiento de las actividades propias de la función administrativa o cometido estatal del ente público.

Anafilaxia: reacción inmune, habitualmente grave, contra un antígeno mediada por IgE, que provoca una vasodilatación y la constricción de la musculatura lisa (reacción de hipersensibilidad de tipo I de Gell y Coombs).

Análisis de situación de salud (ASIS): El análisis de situación de salud (ASIS) es considerado como el insumo básico para la toma de decisiones en el sector salud. Conocer y comprender la complejidad en que se desarrollan los procesos de salud, enfermedad y calidad de vida de las poblaciones, permite la adecuada y pertinente planeación de intervenciones desde el estado y la misma comunidad.

Análisis fisicoquímico: Se define como todo procedimiento de laboratorio que se efectúa para evaluar sus características físicas y químicas.

Analito: Sustancia química susceptible de análisis o determinación dentro de una muestra.

Anergia: estado de falta de respuesta a un antígeno.

Anexo: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve para complementar o aclarar.

Anticuerpo: proteína (inmunoglobulina) producida por un organismo en respuesta a la estimulación por un antígeno, y que tiene la propiedad de unirse de forma específica al mismo.

Antígeno T-independiente: antígeno capaz de generar anticuerpos aun en ausencia de linfocitos T. Suelen ser polisacáridos. Su capacidad inmunógena en los niños menores de 18 – 24 meses es escasa. Por lo general no dan lugar a memoria inmunológica.

Antígeno: sustancia capaz de interaccionar con el receptor de las células T o B.

Antitoxina: anticuerpo capaz de neutralizar la acción tóxica de un antígeno (los efectos de una toxina).

Antrópico: lo originado por la actividad humana

Aprehensión: Es la acción de atrapar, prender y coger productos (licores, cervezas y cigarrillos) que no acrediten la legalidad y pago del impuesto al consumo.

Apropiación Presupuestal:  Es la autorización máxima de gastos y expira el 31 de Diciembre de cada año. En consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contra acreditarse.

Aprovechamiento: Es la utilización de residuos mediante actividades tales como separación en la fuente, recuperación, transformación y reúso de los mismos, permitiendo la reincorporación en el ciclo económico y productivo con el fin de generar un beneficio económico y social y de reducir los impactos ambientales y los riesgos a la salud humana asociados con la producción, manejo y disposición final de los residuos.

Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos

Archivo de Gestión: Corresponde a los documentos producidos por una oficina durante su gestión administrativa, son documentos activos, en circulación, resguardados y organizados por la oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos

Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo plano (en inglés plain text):  Son archivos que están compuestos únicamente por texto sin formato, solo caracteres. Estos caracteres se pueden codificar de distintos modos dependiendo de la lengua usada. Algunos de los sistemas de codificación más usados son: ascii, iso-8859-1 o latin-1, único de, etc.

Archivo privado de interés público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.

Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Archivo STR: Los archivos Str son el formato de archivos manejado por el storm User. En el se almacena el informe completamente válido y listo para ser enviado a la entidad de control.

Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura;

Arreglo inmediato: solución brindada de manera oportuna a las solicitudes de servicios presentadas por las diferentes áreas que interactúan dentro los procesos que pertenecen a la administración departamental.

Asesoría: es la actividad mediante la cual se le brinda el apoyo necesario a las personas que así lo requieren para que puedan desarrollar diferentes actividades, motivos de la consulta y finalmente, a través del trabajo que la asesoría en cuestión le brinde, poder lograr la comprensión de diferentes situaciones en las cuales se halla la persona o institución que solicita.

ASIS: análisis de la situación de salud

Asociación de usuarios: agrupación de afiliados del régimen contributivo y subsidiado de SGSSS, q tiene derecho a utilizar los servicios de salud de acuerdo con el sistema de afiliación, que velara por la calidad del servicio y defensa del usuario.

Asunto: Síntesis del contenido de la información (Se debe citar la serie o subserie con la cual está relacionado la información).

Asunto: Síntesis del contenido de la información (Se debe citar la serie o subserie con la cual está relacionado la información).

Atención integral e integrada en salud mental: La atención integral en salud mental es la concurrencia del talento humano y los recursos suficientes y pertinentes en salud para responder a las necesidades de salud mental de la población, incluyendo la promoción, prevención secundaria y terciaria, diagnóstico precoz, tratamiento, rehabilitación en salud e inclusión social. La atención integrada hace referencia a la conjunción de los distintos niveles de complejidad, complementariedad y continuidad en la atención en salud mental, según las necesidades de salud de las personas.

Atención primaria en salud: Es la asistencia sanitaria esencial basada en métodos y tecnologías prácticos, científicamente fundados y socialmente aceptables, puesta al alcance de todos los individuos y familias de la comunidad mediante su plena participación y a un costo que la comunidad y el país puedan soportar, en todas y cada una de las etapas de su desarrollo con un espíritu de autorresponsabilidad y autodeterminación.

Audiencia: diligencia presidida por el despacho judicial dentro de un proceso.

Auditado: Responsable de la Dependencia, proceso, documento, etc. objeto de verificación.

Auditor Líder: Es quien lidera el proceso, por esta razón, es indispensable que quien cumple esta tarea posea un alto grado de aceptación y liderazgo dentro de los integrantes de manera tal que garantice el trabajo en equipo.

Auditor: persona capacitada y experimentada que se designa por una autoridad competente, para revisar, examinar y evaluar los resultados de la gestión administrativa y financiera de una dependencia o entidad, con el propósito de informar o dictaminar acerca de ellas, realizando las observaciones y recomendaciones pertinentes para mejorar su eficacia y eficiencia en su desempeño.

Auditoria médica: análisis sistemático y crítico de las facturas y los registros clínicos incluidos en ellas, sobre los servicios de salud prestados a los usuarios, con el propósito de evaluar y verificar la pertinencia de los servicios de salud prestados.

Auditoria para el mejoramiento de la calidad de la atención en salud: es el mecanismo sistemático y continúo de evaluación y mejoramiento de la calidad observada respecto de la calidad esperada de la atención de salud que reciben los usuarios.

Auditoria: La auditoría tributaria constituye una actividad permanente de fiscalización. Esta consiste en verificar la exactitud de las declaraciones a través de la revisión de los antecedentes y documentación de los contribuyentes.

Autenticidad: entendida como "la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido", es decir, que un documento sea lo que pretende ser.

Autenticidad: Para los efectos del presente Documento se toma la definición incluida en la Norma ISO 15489, en la amplitud de ser aplicada a documentos físicos o electrónicos: Un registro auténtico es uno que se pueda demostrar que

1. a) Es lo que pretende ser,
2. b) Ha sido creado o enviado por la persona supuesta que lo ha creado o enviado
3. c) Ha sido creado o enviado en el tiempo pretendido

Auto de reconocimiento: Acto Administrativo mediante el cual se hace la inscripción ante la oficina de participación ciudadana a los dignatarios de una junta de acción comunal.

Auto: Actuación: Mediante la cual la Administración realiza un pronunciamiento jurídico de oficio o a petición de un interesado, resolviendo las incidencias relacionadas con el proceso.

Autocontrol: es la actitud de hacer bien las cosas en condiciones de justicia, calidad, oportunidad, transparencia y participación, y la capacidad de control para regularse a sí mismo y tomar decisiones que beneficien a todos.

Autoevaluación: proceso permanente de verificación, diagnóstico, exploración, análisis, acción y realimentación.

Autorización: es la formalización a través de la emisión de un documento o la generación de un registro por parte de la entidad responsable del pago para la prestación de los servicios requeridos por el usuario, de acuerdo con lo establecido entre el prestador de servicios de salud y la entidad responsable del pago. En el supuesto que la entidad responsable del pago no se haya pronunciado dentro de los términos definidos en la normatividad vigente, será suficiente soporte la copia de la solicitud enviada a la entidad responsable del pago, o a la dirección departamental o distrital de salud.

Avaluó del vehículo: Es aquel constituido por el valor comercial del vehículo usado, y que es establecido anualmente mediante una resolución del Ministerio de Transporte, expedida en al mes de noviembre del año inmediatamente anterior al periodo gravable; el cual se toma como base gravable para la liquidación del impuesto.

Avalúo: Corresponde a un estudio que analiza diversos factores arquitectónicos, urbanísticos, estructurales y de mercado, entre otros aspectos, para determinar el valor comercial de una propiedad o de un predio. - El avalúo es el estudio que se realiza para determinar el valor comercial del inmueble expresado en dinero, entendiéndose como valor comercial aquel que un comprador y un vendedor estarían dispuestos a pagar y recibir de contado respectivamente por una propiedad, de acuerdo a su localización, áreas y a sus características generales y actuando ambas partes libres de toda presión, ajena a la negociación.

Avocar conocimiento: Es un auto que emite la oficina de Cobro Administrativo Coactivo cuando revisa los documentos y encuentra que puede seguir con la actuación de conocimiento del proceso.

Backup: Sus siglas en inglés (process of backing up) - Copia de seguridad o respaldo en un sistema informático.

Barrera de mejoramiento: las barreras de mejoramiento son los factores organizacionales que debo tener en cuenta para no entorpecer el cumplimiento de las acciones de mejoramiento. No son las excusas que me expliquen el no cumplimiento de los planes de mejoramiento, son factores que debo prever y controlar para que mi plan sea exitoso. Las barreras se definen por oportunidad de mejora, para un grupo de oportunidades de mejora o para todo el plan.

Base Gravable: La Base Gravable es el valor sobre el cual se aplica la tarifa para obtener el impuesto respectivo, y de conformidad con el artículo 338 de la Constitución Política su fijación se encuentra reservada a la Ley y no al reglamento.

BDUA: Base de Datos Única de Afiliados

Bebidas Alcohólicas: Son bebidas que contienen etanol. Atendiendo a la elaboración se pueden distinguir entre bebidas producidas por fermentación alcohólica (vinos, cerveza, hidromiel, sake) en la que el contenido no supera los 18 – 20 grados y las producidas por destilación, generalmente a partir de un producto de fermentación (licores, aguardientes, etc.).

Bioseguridad: se define bioseguridad como el conjunto de normas o actitudes que tienen como objetivo prevenir los accidentes en el área de trabajo, es decir, a disminuir el potencial riesgo ocupacional. También se puede definir como el conjunto de medidas preventivas que deben tomar el personal que trabaja en áreas de la salud para evitar el contagio de enfermedades de riesgo profesional.

Bromatología de alimentos: Proceso analítico en el cual se determinan las características fisicoquímicas y microbiológicas de una muestra de alimentos.

Calidad: Capacidad de un conjunto de características inherentes de un producto, sistema o proceso para cumplir los requisitos de los clientes y de otras partes interesadas.

Cámara de Comercio (Valledupar y Aguachica): Organización formada por empresarios pequeños, medianos y grandes comercios con el fin de elevar la productividad, calidad y competitividad de sus negocios.

Cáncer: Es un proceso de crecimiento y diseminación incontrolados de células, puede aparecer prácticamente en cualquier lugar del cuerpo. El tumor suele invadir el tejido circundante y puede provocar metástasis en puntos distantes del organismo. Muchos tipos de cáncer se podrían prevenir evitando la exposición a factores de riesgo comunes como el humo de tabaco.

Canon superficiario: Es una contraprestación que cobra la entidad contratante sobre la totalidad del área de la concesión durante la etapas de  exploración, construcción, montaje  y además sobre las extensiones de las mismas que el contratista retenga para explorar durante el período de explotación, sin consideración a quien tenga la propiedad o posesión de los terrenos de ubicación del contrato.

Capacidad de endeudamiento: capacidad de solicitar préstamos. La cantidad que una entidad puede solicitar como préstamo hasta el punto en que su valor no se incrementa más.

Capacitación: proceso educativo a corto plazo el cual utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado a través del cual el personal administrativo de una empresa u organización, por ejemplo, adquirirá los conocimientos y las habilidades técnicas necesarias para acrecentar su eficacia en el logro de las metas que se haya propuesto la organización en la cual se desempeña.

Carbamatos: Son sustancias orgánicas de síntesis, conformadas por un átomo de nitrógeno unido a un grupo lábil, el ácido carbámico.  Este tiene un efecto neurotóxico que, en la dosis correspondiente, conlleva a la muerte. Es altamente toxico, inestable químicamente y nula acumulación en los tejidos.

Cargo: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento.

Cárnicos: Son productos alimenticios preparados total o parcialmente con carne o despojos de las especies autorizadas.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Carta: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe unidades documentales.

Causa: medio, circunstancia y agente generador del riesgo.

Causación: para los vehículos usados el impuesto se genera  el 1o. de enero de cada año. En el caso de los vehículos automotores nuevos, el impuesto se causa al momento de la solicitud de la matrícula, que deberá corresponder con la fecha de la factura de venta o en la fecha de solicitud de internación en el país en el caso de los vehículos importados.

CDP: certificado de disponibilidad presupuestal.

Cenizas: Es todo material incombustible que resulta después de haber incinerado residuos y combustibles, ya sea que se presenten en mezcla o por separado.

Centro educativo oficial: son establecimientos que pertenecen al sistema de educación oficial, donde se imparte la educación básica primaria, únicamente.

Certificación de documentos: Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP):  Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal.

Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne.

CGN: Contaduría General de la Nación.

CGN: contaduría general de la nación.

CGR: contraloría general de la república.

Chat: comunicación en tiempo real que se realiza entre varios usuarios cuyas computadoras están conectadas a una red, generalmente internet; los usuarios escriben mensajes en su teclado, y el texto aparece automáticamente y al instante en el monitor de todos los participantes.

CHIP: Sistema consolidador de Hacienda e información financiera pública. Herramienta informática a través de la cual se captura, trasmite, difunde y administra la información financiera, económica, social y ambiental, y demás información oficial básica, producida por las entidades públicas y canalizada por este medio hacia el gobierno central, las entidades de control y la ciudadanía en general

Ciclo vital de los documentos: Las unidades documentales gozarán de control integral desde su producción o recepción, hasta la determinación de la disposición final, siguiendo un flujo de pro­cesos a través de las fases de archivo (ciclo de vida documental).

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

Ciclo vital: El ciclo vital hace referencia al desarrollo progresivo desde la etapa de la gestación del ser humano hasta la muerte, tiene sus regularidades, que constituyen un ciclo. Se considera el cambio físico, emocional, intelectual y conductual que se produce en cada persona.

Cierre de Tesorería: Análisis por cada una de las fuentes de financiación y consolidación a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal, de las cifras de caja, depósitos en cuentas corrientes de ahorro e inversiones de corto plazo.  El área de tesorería, certifica el estado de situación de tesorería.

Cierre Presupuestal de Gastos: Análisis y cancelación de cada una de las partidas del presupuesto de gastos.  En el área de presupuesto, se analizan las ejecuciones presupuestales de gastos con el ánimo de determinar los saldos disponibles presupuestales que quedaron a 31 de diciembre de la vigencia fiscal y consolidar el gasto por unidades ejecutoras.  Se establece así mismo, las partidas que pasan como reservas presupuestales y estado de las partidas que cubren vigencias futuras.

Cierre Presupuestal de Ingresos: Análisis del estado final de cada una de las partidas del presupuesto de ingresos con el fin de consolidar las cifras ejecutadas y liquidar aportes establecidos por la ley.

Circular Normativa: Es una disposición de rango inferior dentro de la jerarquía normativa, por debajo de la Ley, el Decreto y la Orden ministerial, que regula, generalmente, aspectos organizativos o internos de una materia.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Entidad, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin membrete ni logotipo, las cuales serán firmadas por los Secretarios de Despachos, Asesores, Líderes de programas u oficinas ó el Gobernador del Departamento y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas sólo por el Gobernador del Departamento.

Circularización: Es un proceso donde se envían cartas para validar la razonabilidad y veracidad de los saldos en un periodo de tiempo determinado.

Cita: Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o compararla.

Citación Cobro Persuasivo: Consiste en el cobro previo que hace la Entidad acreedora, con el fin de que se presenten fórmulas de pago de la suma adeudada y se haga un acuerdo de pago. Este procedimiento es anterior al cobro coactivo.

Citohistopatología: Estudio con el microscopio de células, tejidos y órganos enfermos.

Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Cliente: organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

Clientes externos: son las personas u organizaciones que solicitan y hacen uso del servicio prestado por la secretaria de salud departamental.

CNSSS: Concejo Nacional de Seguridad Social en Salud.

CNSSS: concejo nacional de seguridad social en salud.

Cobro Coactivo: El proceso de Cobro Coactivo comprende un conjunto de Actividades que tienen por finalidad recuperar los dineros adeudados al Departamento producto de una obligación tributaria, de un incumplimiento contractual o de las Resoluciones que sancionan tanto a personas Naturales como a personas jurídicas expedidas por el Departamento del Cesar, procurando a través de actos administrativos el reintegro oportuno de estos dineros Para esto, el funcionario asignado del Subgrupo de Recursos y Ejecuciones Fiscales está autorizado por ley para librar medidas cautelares, mandamientos, y demás Actos que permitan la eficiencia en el cobro

Cobro persuasivo: consiste en el cobro previo que hace la entidad acreedora con el fin de que se presenten fórmulas de pago de la suma adeudada y se haga un acuerdo de pago, este procedimiento es anterior al cobro coactivo

Código DUE establecimiento: número que identifica al establecimiento. Este número es asignado por el ministerio de educación a cada establecimiento educativo en el ámbito nacional.

Código DUE sede: número que identifica a las sedes. Este número es asignado por el ministerio de educación en el ámbito nacional.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

COE: comité operativo de emergencias.

Comisión Cumplida: Es cuando el funcionario  se trasladó al lugar donde fue comisionado sin haber recibido el pago del viatico que le fue asignado y estos son cancelados luego de su retorno.

Comisión de servicios: Ejercer las funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumplir misiones especiales conferidas por los superiores, asistir a reuniones, conferencias o seminarios, o realizar visitas que interesen a la administración y que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios el empleado.

Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC): es el ente determinado por la ley para convocar y seleccionar al personal idóneo para ocupar cargos públicos.

Comisión: el empleado se encuentra en comisión cuando por disposición de autoridad competente, ejerce temporalmente las funciones propias de su cargo en lugar diferente a la sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. 

Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comité de ética hospitalaria: tiene como finalidad de divulgar velar porque se cumplan los derechos y deberes en salud,  proponer las medidas que mejoren la oportunidad y la calidad técnica y humana de los servicios de salud y preserven su menor costo,  vigilar su cumplimiento, atender y canalizar las veedurías sobre calidad y oportunidad en la prestación de servicios de salud, atender y canalizar las peticiones sobre prestación de servicios.

Comité de orden público: conjunto de personas que busca articular articular actividades con la fuerza pública, organismos de seguridad, entidades nacionales, departamentales y municipales, encaminadas a mantener la convivencia y seguridad ciudadana en el Departamento del Cesar.

Comité evaluador de documentos: Comité asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de conceptuar sobre:

El valor secundario o no de los documentos de las entidades públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas.

La eliminación de documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental.

La evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental.

Competencias: habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Componente externo: Aplica a las verificaciones realizadas para asegurar que los gestores externos contratados realicen el manejo, aprovechamiento, recuperación, transformación, tratamiento y/o disposición final de los residuos o desechos peligrosos, hospitalarios y similares generados por el Laboratorio De Salud Pública Departamental de forma técnica y ambientalmente sostenible apegados a las normas vigentes.

Componente interno: El componente interno establece las actividades inherentes a los procedimientos, procesos, actividades y estándares internos que se desarrollan para que la gestión de los residuos al interior de las áreas del Laboratorio De Salud Pública Departamental durante la prestación del servicio se realice de forma adecuada y coherente con la normatividad vigente.

Comprobantes de Egresos:  Es el documento que sirve como soporte de haber efectuado el pago de una obligación adquirida por el Departamento, puede ser de tipo Presupuestal o Tesoral

Comunicaciones oficiales enviadas: Se denomina comunicación oficial enviada al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la entidad en desarrollo de sus funciones, con destino a entidades públicas o privadas, personas naturales y se tramitan a través de la Ventanilla única de correspondencia.

Comunicaciones oficiales internas: Se denomina comunicación oficial interna al conjunto de documentos generados por las diferentes dependencias de la entidad en desarrollo de sus funciones, con destino interno y se denominan memorandos.

Comunicaciones oficiales recibidas: Son las que ingresan a la Gobernación del Cesar a través de la ventanilla única de correspondencia o a través de las redes de correos dirigidas a la entidad y a sus funcionarios en calidad de tal.

Comunicaciones Oficiales: Se consideran comunicaciones oficiales todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a la entidad, independientemente del medio utilizado, que sean recibidas, enviadas y radicadas a través del Grupo de Gestión Documental de la Gobernación del Cesar.

Para reflejar una imagen corporativa adecuada, las comunicaciones oficiales se elaborarán siguiendo los modelos establecidos en la GUIA PARA LA ELABORACION DE DOCUMENTOS OFICIALES GC-GPA-001, la cual deberá estar en permanente actualización siguiendo las normas de Icontec vigentes y en la papelería establecida

Comunidad educativa: es la comunidad conformada por estudiantes o educandos, educadores, padres de familia o acudientes de los estudiantes, egresados, directivos docentes y administradores escolares.  Todos ellos, según su competencia, participan en el diseño, ejecución y evaluación del proyecto educativo institucional y en la buena marcha del respectivo establecimiento educativo.

Conciliación bancaria: es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.

Conciliación: poner fin a una controversia, por medio de un acuerdo al que llegan las partes antes o durante el proceso judicial.

Conclusiones: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.

CONFIS: (consejo departamental de política fiscal del cesar): es el organismo que se encarga de evaluar y aprobar lo relacionado con la política fiscal del departamento.

CONPES: consejo nacional de políticas económicas y social.

Consejo de Gobierno: órgano de asesoría y coordinación de la administración departamental encargado de hacerle seguimiento al plan de desarrollo y definir las actividades tendientes a darle cumplimiento al mismo

Consejo de seguridad: Es el órgano cuya responsabilidad primordial es el mantenimiento de la paz y la seguridad, conforme a lo establecido en la Constitución Nacional.  En el participan los diferentes mandos militares, policiales y autoridades civiles responsables del orden en el departamento.

Consejo Departamental de Archivos: Instancia responsable de articular y promover el desarrollo de la función archivística en su respectivo Departamento.

Consejos territoriales de seguridad social: instancia de equipo encargado de adaptar y adoptar a su región las políticas nacionales e implementar las propias que considere necesarias para la buena marcha de las instituciones y el desarrollo adecuado de las políticas públicas de salud.

Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Conservación permanente: Decisión que se aplica a aquellos documentos que tienen valor histórico, científico o cultural, que conforman el patrimonio documental de una persona o entidad, una comunidad, una región o de un país y por lo tanto no son sujeto de eliminación.

Conservación preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico, político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad

Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son Patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Conservación: Medidas metodológicas, preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la in­tegridad física, funcional e intelectual de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

Conservante: sustancia utilizada para prevenir la alteración de un medicamento u otro producto biológico y facilitar su conservación.

Consignación: cantidad en valor para atender a determinados gastos o servicios.

Consolidación: Una vez se ha hecho verificación de los saldos en caja y banco para cada una de las fuentes de financiación. Se cruza información con los saldos resultantes en el área de presupuesto, por cada una de las fuentes de financiación y se determina el superávit y/o déficit.

Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

Consulta en línea: es uno de los espacios habilitados para posibilitar la participación de los ciudadanos en tiempo real, a través de una página web.

Consulta: Acceso a unidades documentales con el fin de conocer la información que contienen.

Consulta: acción que tiene toda persona de acudir ante las autoridades públicas para que manifiesten su parecer sobre materias relacionadas con sus atribuciones.

Contacto: cualquier persona o animal cuya relación con una fuente de infección haya sido tal que pueda contraer la infección.

Contaminación: es la presencia de cualquier sustancia y/o agente de naturaleza biológica, física o química que representa un riesgo para la salud.

Contención: se refiere a una serie de métodos seguros en el manejo de agentes infecciosos en el laboratorio, con el fin de disminuir la exposición  del personal.

Contenido: En ésta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de materiales complementarios de trabajo, en el mismo orden en que aparecen y el número de la página en que se encuentran.

Contraloría: Secretaría del Estado encargada de examinar los gastos públicos.

Contrarreferencia: es  la  respuesta  que  el prestador de  servicios  de salud receptor de la referencia, da al prestador que remitió. la respuesta puede ser  la  contrarremisión del  paciente  con  las  debidas  indicaciones  a  seguir o simplemente  la  información  sobre  la  atención  prestada  al  paciente  en  la institución receptora, o el resultado de las solicitudes de ayuda diagnóstica.

Contrato de concesión: Es aquel contrato celebrado entre el Estado y un particular para efectuar, por cuenta y riesgo de éste los estudios, trabajos y obras de exploración de minerales de propiedad estatal que puedan encontrarse dentro de una zona determinada para explotar en los términos y condiciones establecidas en el Código de Minas.

Contrato: en el derecho privado es un acuerdo de voluntades entre personas, que es fuente de derechos y obligaciones, y es ley para las partes.

Control de calidad de alimentos: Conjunto de atributos que hacen referencia de una parte a la presentación, composición y pureza, tratamiento tecnológico y conservación que hacen del alimento, algo más o menos apetecible al consumidor y por otra parte al aspecto sanitario y valor nutritivo del alimento.

Control de calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

Control social: Acciones que ejercen los ciudadanos para vigilar los recursos del estado.

Control: cualquier medida que tome la alta  dirección, el comité de coordinación, dueños del proceso y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidas.

Convalidación: Trámite realizado por la administración o comité asesor para validar un documento.

Convivencia: es entendida como el desarrollo y sostenimiento de relaciones interpersonales basadas en el respeto, la equidad, la solidaridad, el sentido de pertenencia, el reconocimiento de la diferencia, la participación para la construcción de acuerdos y el ejercicio de los derechos humanos para el logro del bien común, el desarrollo humano y social.

Convocatoria: Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.

COPACO: comités de participación comunitaria.

Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Copia: Fiel reproducción del documento

Correspondencia personal: Es la que viene dirigida a los diferentes servidores públicos de la Administración, pero que no tiene carácter oficial y es de interés particular

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.

COT: coordinador operativo de trasplante.

COVE: comité de vigilancia epidemiológica.

CPU: unidad central de procesos, torre del computador, parte del computador donde se encuentra la tarjeta madre (board), disco duro, unidad de disco y puertos usb y otros puertos.

Cronograma: es una representación gráfica y ordenada con tal detalle para que un conjunto de funciones y tareas se lleven a cabo en un tiempo estipulado y bajo unas condiciones que garanticen la optimización del tiempo.

CRUE: centro regulador de urgencias y emergencias. es una unidad de carácter operativa no asistencial, responsable de coordinar y regular en el territorio de su  jurisdicción el acceso a los servicios de urgencias y la atención en salud de la población afectada en situaciones de   emergencia y desastres.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Cuarentena: es la retención temporal de un producto con prohibición de su distribución y consumo, hasta que se autorice su salida.

Cubierta: Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.

Cuentas cero: Cuentas que reflejan contablemente las diferentes etapas del proceso        presupuestal en sus componentes de ingresos y gastos, permitiendo conocer en cualquier momento el resultado de la ejecución, y facilitando su seguimiento, evaluación y control.

Cuentas por pagar: son las cuentas que tiene la entidad por pagar a terceros.

Cultura de la no basura: Es el conjunto de costumbres y valores tendientes a la reducción de las cantidades de residuos generados por cada uno de los habitantes y por la comunidad en general.

Cultura organizacional: conjunto de valores, tradiciones, creencias, hábitos, normas, actitudes y conductas que dan identidad, personalidad y destino a una organización para el logro de sus fines económicos y sociales.

Cultura: Formas de vida y expresiones de una sociedad determinada. Como tal incluye costumbres, practicas, códigos, normas y reglas de la manera de ser, vestirse, religión, rituales, normas de comportamiento y sistemas de creencias.

Cupo: es el lugar o puesto dentro del aula de clases en funcionamiento, en el cual se recibe el servicio de educación.

CUPS: clasificación única de procedimientos en salud.

Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad

D.D.H.H (Derechos Humanos): son aquellas libertades, facultades, instituciones o reivindicaciones relativas a bienes primarios o básicos[] que incluyen a toda persona, por el mero hecho de su condición humana, para la garantía de una vida digna. Son independientes de factores particulares como el estatus, sexo, etnia o nacionalidad; y son independientes o no dependen exclusivamente del ordenamiento jurídico vigente.

DAFP: departamento administrativo de la función pública

Daño: perjuicio, que afecta la salud de las personas, por causar lesión transitoria o permanente, enfermedad o muerte.

Datos Abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos;

Datos de matrícula: es la información general de los estudiantes matriculados en las entidades educativas del departamento del cesar (nombre, apellidos, dirección de residencia, fecha de nacimiento, etc). Estos deben estar registrados en el simat.

Datos: Antecedentes que permite llegar más fácilmente al conocimiento de un evento, constituidos por un conjunto de caracteres con algún significado, pueden ser numéricos, alfabéticos, o alfanuméricos. En computación, los datos son información en todas sus formas, en especial aquella que se encuentra organizada para análisis, procesamiento o toma de decisiones.

Decisión de segunda instancia: resolución emitida por el servidor público que ostenta la calidad de superior jerárquico del servidor público que profirió la decisión.

Declaración de impuesto: documento o formato presentado debidamente diligenciado y cancelado por el contribuyente a la entidad receptora.

Decomiso: Acción mediante la cual la administración resuelve al infractor el perdimiento de los productos que incurrieron en evasión del impuesto al consumo.

Decreto: Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

Defectos de calidad: cualquier característica física o química del dispositivo médico que está en contra de las especificaciones definidas por el fabricante y que sirvieron  de base para la expedición del registro sanitario o permiso de comercialización por parte del instituto nacional de vigilancia de medicamentos y alimentos, invima, o que impida  que el dispositivo médico cumpla de manera segura y efectiva con el uso previsto durante todo su ciclo de vida.

Defensoría del pueblo: La Defensoría Pública es un servicio público gratuito que presta el Estado a través de la Defensoría del Pueblo, mediante el cual se provee de un defensor gratuito a las personas que se encuentran en imposibilidad económica o social de proveer por si misma la defensa de sus derechos, para asumir su representación judicial o extrajudicial

Demanda: petición dirigida a un despacho judicial pretendiendo el reconocimiento de un derecho.

Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Depósito judicial: Se entiende como la cantidad de dinero que de conformidad con las disposiciones legales y vigentes deben consignarse a órdenes de los despachos de la Rama Judicial, las cuales se deben consignar en los bancos legalmente autorizados para tal efecto.

Depreciación acumulada: Decremento total sufrido por una partida o grupo de partidas de activo, basada en tasas de estimación acostumbradas o técnicamente determinadas, teniendo en cuenta la vida útil de los bienes.

Depreciación: Reconocimiento racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido durante su vida útil estimada, con el fin de obtener los recursos necesarios para la reposición de los bienes, de manera que se conserve la capacidad operativa o productiva del ente público. Su distribución debe hacerse empleando los criterios de tiempo y productividad, mediante uno de los siguientes métodos: línea recta, suma de los dígitos de los años, saldos decrecientes, número de unidades producidas o número de horas de funcionamiento, o cualquier otro de reconocido valor técnico, que debe revelarse en las notas a los estados contables. 2. Decremento continuado en valor, cantidad o calidad de un activo, debido al transcurso del tiempo, al desgaste, a la obsolescencia, a baja en los precios de mercado o cualquiera otra causa que deteriore el valor del activo en cuestión

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Derecho de petición: es el derecho fundamental que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a la autoridad por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. Artículo 23 de la constitución política colombiana.

Desactivación: Es el método, técnica o proceso utilizado para transformar los residuos hospitalarios y similares peligrosos de manera que se puedan transportar y almacenar, de forma previa a la incineración o envío al relleno sanitario, con el objeto de minimizar los aspectos ambientales que puedan generar un impacto ambiental negativo para el medio ambiente y en relación con la salud asegurando los estándares de desinfección exigidos por los Ministerios del Medio Ambiente y Salud.

Desarrollo: Descripción de los asuntos tratados en la reunión

Desastre: es un evento calamitoso, repentino o previsible, que trastorna seriamente el funcionamiento de una comunidad o sociedad y causa unas pérdidas humanas, materiales, económicas o ambientales que desbordan la capacidad de la comunidad o sociedad afectada para hacer frente a la situación a través de sus propios recursos.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo, que permite su identifica­ción, localización y recuperación, para la gestión; ésta corresponde a una de las actividades de la organización.

Desinfección: reducción de los microorganismos presentes en el medio ambiente, por medio de agentes químicos y/o físicos.

Desnutrición: es una enfermedad de origen multicausal que afecta principalmente a los niños y niñas menores de 6 años, se manifiesta por la pérdida o falta de progreso en el peso y/o talla los cuales llegan a ser inferiores a lo normal.

Despedida: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación.

Deterioro: Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Determinantes sociales: Son las circunstancias en que las personas nacen, crecen, viven, trabajan y envejecen, incluido el sistema de salud, explican la mayor parte de las inequidades sanitarias, esto es, de las diferencias injustas y evitables observadas en y entre los países en lo que respecta a la situación sanitaria.

Devolución: es una no conformidad que afecta en forma total la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión preliminar y que impide dar por presentada la factura. las causales de devolución son taxativas y se refieren a falta de competencia para el pago, falta de autorización, falta de epicrisis, hoja de atención de urgencias u odontograma, factura o documento equivalente que no cumple requisitos legales, servicio electivo no autorizado y servicio ya cancelado. La entidad responsable del pago al momento de la devolución debe informar todas las diferentes causales de la misma.

Diagnóstico: Procedimiento de observación, levantamiento de información y análisis, mediante el cual, se establece el estado de los archivos y se determina la aplicación de los procesos archivísticos necesarios.

Dictámenes: informes técnicos, ordenados por el despacho judicial.

Digitalización de documentos: Consiste en escanear el documento remisorio y sus anexos y el envío de la imagen a la dependencia destinataria. El oficio remisorio original se archivará de manera consecutiva de acuerdo al radicado en la serie de Comunicaciones oficiales recibidas en la Ventanilla única de correspondencia.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Dimensiones a evaluar: escala de calificación  relacionada con:

-enfoque, se refiere a las directrices, métodos y procesos que la institución utiliza para ejecutar y lograr el propósito solicitado en cada tema o variable que se va a evaluar.

-implementación, se refiere a la aplicación del enfoque, a su alcance y extensión dentro de la institución.

-resultado, se refiere a los logros y efectos de la aplicación de los enfoques.

Dimensiones prioritarias: Elementos ordenadores de abordaje y actuación en salud pública. Es un proceso técnico y político, que exige una sólida sustentación técnica, que permita ordenar y armonizar el qué hacer de la salud pública.

Direccionamiento de la comunicación: proceso a través del cual se determina la competencia de una persona u oficina para dar trámite a la solicitud que se está presentando y se le asigna a la bandeja de entrada del funcionario.

Directorio único de establecimientos educativos (due): herramienta por la cual cada secretaría de educación podrá realizar eficientemente la administración de sus establecimientos educativos y el reporte de las novedades al ministerio de educación nacional.

Directrices: son las características necesarias para establecer la política.

Directriz: Son expedidas por la Oficina Asesora Jurídica en el ejercicio de sus funciones, para mantener la unidad doctrinaria en los actos y decisiones de la entidad, emitir lineamientos para la aplicación de las normas, orientar y propender porque las acciones institucionales se ajusten a la normatividad vigente y actualizar, sistematizar y difundir la producción y el conocimiento jurídico en la entidad.

Dispensación: Es el acto del profesional que consiste en proporcionar uno más medicamentos a un paciente así como la información sobre su correcto uso y manejo.

Disponibilidad presupuestal: documento por el cual se separa de un determinado rubro del presupuesto de la entidad pública una suma específica de dinero con el fin de destinarla a una contratación próxima. Comprende: número consecutivo, fecha de expedición (la cual debe ser anterior o por lo menos igual a la del contrato so pena de sanciones), número y descripción del rubro, valor en letras y números. No expresa el nombre ni número de identificación de quien será el contratista (esto se expresa en el registro presupuestal, el cual es un elemento indispensable para el perfeccionamiento del contrato). En el caso del departamento la disponibilidad y el registro presupuestal pueden ser expedidos en un solo documento pero tienen numeración independiente, y ambos los expide el responsable del presupuesto.

Disponibilidad: entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento.

Disposición final controlada: Es el proceso mediante el cual se convierte el residuo en formas definitivas y estables, mediante técnicas seguras.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en la tabla de retención documental, con miras a su conservación permanente, selección o eliminación.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Disposición final: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración Documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Dispositivos: elementos activos y pasivos que permiten una comunicación permanente y estable para el buen funcionamiento en las redes de comunicación internas y externas de la administración.

Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Distribución: Actividades que garantizan que los documentos lleguen a su destinatario.

DNP: departamento nacional de planeación.

Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

Documento de archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones;

Documento electrónico de archivo: Es el registro de información, recibida, almacenada y comunicada por medio electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento en construcción: No será considerada información pública aquella información preliminar y no definitiva, propia del proceso deliberatorio de un sujeto obligado en su calidad de tal.

Documento esencial: Documento necesario para el funcionamiento de un organismo y que, por su contenido informativo y testimonial, garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo, aun después de su desaparición, por lo cual posibilita la reconstrucción de la historia institucional.

Documento facilitativo: Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.

Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo: Documento de uso ocasional con valores primarios.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Donación: es un acto voluntario por el cual una persona en vida o su familia después de la muerte, autorizan la extracción de órganos y tejidos para trasplante, con el fin de ayudar a otras personas.

Dosis de refuerzo: (recuerdo o Booster) dosis adicional de una vacuna con objeto de incrementar y prolongar su efecto inmune.

EAPB: Entidades administradoras de planes de beneficios.

Ecuación Patrimonial: Es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital

Efectividad vacunal: es el efecto directo de la vacuna más el efecto indirecto aportado por la inmunidad

Efectos: consecuencias de la ocurrencia de un riesgo sobre los objetivos de la entidad, generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o inmateriales con incidencias importantes, ejemplo, daños físicos, pérdida de información y económicas, hurtos, sanciones, mala calidad de trabajos, informes  y actividades, etc.

Ejecutoria del Título Ejecutivo: Después de la notificación del acto administrativo (Título Ejecutivo) no se presentó el recurso de reposición o presentando el recurso, se resolvió y por lo tanto quedo en firme la decisión.

Ejecutoria: Fecha a partir de la cual queda en firme la Resolución Distribuidora.

El estatuto tributario: Son Normas fiscales tienen un gran efecto sobre cualquier actividad económica que se ejerza.

Elaboración: es el proceso de trabajo, construcción y preparación de materiales, objetos u cosas para transformarlas en elementos de mayor complejidad.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Embalaje: Empaque adecuado (caja y/o carpeta) para almacenar, conservar y transportar los documentos.

Embargo: Garantizar la satisfacción de la obligación que se cobra y su efecto es el de sacar los bienes del comercio de tal manera que no puedan ser trasladados a un tercero o insolventarse, con el fin de evitar un perjuicio injustificado al ejecutante o acreedor; los embargos y secuestros deberán ser limitados a lo necesario. 2. Consiste en la vinculación de determinados bienes, propiedad del deudor de una obligación (que debe pagar cierta cantidad de dinero), al cumplimiento de dicha obligación, cuando éste no paga voluntariamente. De este modo, el valor económico obtenido de tales bienes es destinado a satisfacer la deuda. Tienen lugar en la ejecución de un proceso judicial o administrativa (cuando el obligado no cumple de forma voluntaria).

Emergencia: una situación producida por un desastre.

Emplazamiento: Cuando un contribuyente o agente retenedor de los impuestos que administra el Departamento del Cesar,  tiene que cumplir su obligación formal de presentar su declaración y no lo hace, la administración de impuestos, una vez verifique la existencia de dicha obligación, le profiere un emplazamiento para  declarar.

En encargo: es una modalidad transitoria de provisión de empleos y a la vez una situación administrativa. Según el artículo 24 de la Ley 909 de 2004 y  el decreto 648 de 2017 hay encargo cuando se designa temporalmente a un empleado para asumir total o parcialmente las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, desvinculándose o no de las funciones propias de su cargo.

En sitio: hace referencia al puesto de trabajo de funcionario.

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Encabezamiento: Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.

Enfermedades no transmisibles: Las enfermedades no transmisibles (ENT), también conocidas como enfermedades crónicas, no se transmiten de persona a persona. Son de larga duración y por lo general evolucionan lentamente. Los cuatro tipos principales de enfermedades no transmisibles son las enfermedades cardiovasculares (como ataques cardiacos y accidentes cerebrovasculares), el cáncer, las enfermedades respiratorias crónicas (como la enfermedad pulmonar obstructiva crónica y el asma) y la diabetes.

Enfermedades prevalentes no transmisibles: Son las enfermedades crónicas cuyo origen no son agentes infecto contagiosos, responsables de la mayor carga de enfermedad en el Sistema General de Seguridad Social, a expensas de consumo de servicios, para su control regular, el manejo de complicaciones y de prestaciones económicas por discapacidad y muerte. Deben ser monitoreadas para conocer el riesgo dentro de la población general y el efecto de las intervenciones o medidas que se estén realizando para optimizar su manejo evitar las complicaciones o efectos no deseados

Enfoque Diferencial: Es el reconocimiento de poblaciones que por sus características particulares, en razón de su edad, género, orientación sexual, grupo étnico y situación de discapacidad, deben recibir un tratamiento especial en materia de ayuda humanitaria, atención, asistencia y reparación integral. (Pueblos indígenas, comunidades negras y comunidades rom, Personas con discapacidad).

Entrenamiento: acción de ejercitar o preparar al personal para que desempeñe una labor específica.

EPS: Empresa Promotora de Salud. Es una aseguradora. Se constituye como el módulo administrativo del Sistema General de Seguridad Social en Salud. Su función es la de                  administrar los servicios de salud y los recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

EPSAGRO: Entidad prestadora de Asistencia técnica con enfoque agro-empresarial.

EPS-C: Empresa Promotora de Salud – Régimen contributivo.

EPS-S: Empresa Promotora de Salud – Régimen subsidiado.

Equipo de laboratorio: Aparatos utilizados para poder realizar pruebas, tabular, analizar y emitir resultados de laboratorio.

Equipos de cómputo: computador.

ERI: equipo de respuesta inmediata

ESAP: La ESAP o Escuela Superior de Administración Pública es una universidad oficial perteneciente a la República de Colombia creada por la Ley 19 de 1958, adscrito al Departamento Administrativo de la Función Pública, dotado de personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, patrimonio independiente y autonomía académica de conformidad con las normas que regulan el sector educativo en general y el servicio público de la educación superior en particular. Hace parte del sistema de carrera administrativa e integra el sector administrativo de la función pública.

ESE: Empresa Social del Estado.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.

Establecimiento educativo: toda institución de carácter estatal, privada o de economía solidaria organizada con el fin de prestar el servicio público educativo en los términos fijados por la ley.

Establecimiento: Es la persona prestadora del servicio de salud a humanos y/o animales, en las actividades, manejo e instalaciones relacionadas con la promoción, prevención, diagnóstico, tratamiento, rehabilitación, docencia e investigación, manejo de bioterios, laboratorios de biotecnología, farmacias, cementerios, morgues, funerarias, hornos crematorios, centros de pigmentación y/o tatuajes, laboratorios veterinarios, centros de zoonosis y zoológicos que generan residuos hospitalarios y similares.

Establecimientos farmacéuticos mayoristas: Son los laboratorios farmacéuticas y Depósitos de Drogas.

Establecimientos farmacéuticos minoristas: Las Farmacias-Droguerías y las Droguerías.

Establecimientos farmacéuticos: Son todos los establecimientos dedicados a la: Producción, Almacenamiento, Distribución, Comercialización, Dispensación, Control o aseguramiento de la calidad de los Medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración.  

Estaciones de Servicio: Una estación de servicio es una instalación dedicada a la venta al público (al por menor) de carburantes y combustibles petrolíferos a granel por medio de surtidores, a cambio de un precio y que distribuye, según la ley tres o más productos diferentes de gasolinas y gasóleos de automoción.

Estampillas: Sello físico que contiene características de seguridad y textos que permiten identificar los productos que han efectuado el respectivo pago del impuesto al consumo.

Estándares de acreditación: los estándares de calidad propuestos por esta unidad se consideraran recomendaciones técnicas de voluntaria aplicación por los actores del sistema obligatorio de garantía de calidad de la atención de salud del sgsss, los cuales podrán ser adoptados mediante acto administrativos  por el ministerio de la protección social, en cuyo caso tendrán el grado de obligatoriedad que este defina.

Estatuto de Rentas: Normas que señala las deducciones, lo específico sobre salarios, prestaciones sociales, los gastos en el exterior, las donaciones y contribuciones, las pérdidas, las deducciones especiales por inversiones, la renta bruta y la renta líquida, las rentas exentas.

Estatuto tributario: Son Normas fiscales tienen un gran efecto sobre cualquier actividad económica que se ejerza.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Estudios previos: son todos los documentos y estudios técnicos, económicos y jurídicos emitidos durante el subproceso de planeación de la contratación y soportan la necesidad, oportunidad y conveniencia de la misma.

Estupefaciente: es la sustancia con alto potencial de dependencia y abuso.

ETV: Enfermedades trasmitidas por Vectores

Evaluación: es el proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos y metas presupuestadas.

Evento Centinela: El Ministerio de Salud los define como “aquellas condiciones cuya ocurrencia o presencia sirve de Alarma y refleja la necesidad de mejorar la calidad de la atención; se comportan como índices negativos de la misma y parten del supuesto de que si el sistema de atención ha estado funcionando satisfactoriamente podían haberse evitado o controlado. Muestran tres tipos de condiciones básicas, enfermedad innecesaria, incapacidad innecesaria o muerte prematura”. Recomiendan que la aparición de estos eventos debe desencadenar un estudio a profundidad de cada uno de estos eventos, a fin de establecer las medidas correctivas y preventivas necesarias para controlar la aparición de nuevos eventos.

Eventos adversos: daño no intencionado al paciente, operador o medio ambiente que ocurre como consecuencia de la utilización de un dispositivo médico.

Eventos de interés en salud pública (EISP): Aquellos eventos considerados como importantes o trascendentes para la salud colectiva por parte del Ministerio de la Protección Social, teniendo en cuenta criterios de frecuencia, gravedad, comportamiento epidemiológico, posibilidades de prevención, costo–efectividad de las intervenciones, e interés público; que además requieren ser enfrentados con medidas de salud pública.

Eventos de Notificación Obligatoria al Estado: Aquellas cuya importancia para la salud colectiva es evidente, considerando criterios de frecuencia, gravedad, posibilidad de prevención y transmisibilidad. Cada evento incluido en el listado de la obligatoria notificación reúne sus propios criterios y es seleccionado por la Organización Mundial de la Salud y debe ser monitoreado dado que requiere medidas específicas y oportunas de intervención y para la prevención de nuevos casos. Este grupo de eventos se compone de los siguientes subgrupos: Eventos transmisibles y de Fuente común, Enfermedades prevalentes no transmisibles, Mortalidad evitable

Eventos transmisibles y de fuente común: Enfermedades que por sus condiciones de transmisibilidad tienen poder epidémico en la comunidad y/o cuya presencia representa el retroceso en las medidas de erradicación, además se incluyen aquellos eventos que aunque pudiendo no ser transmisibles, su presencia se relaciona con una fuente común de exposición. Su monitoreo es necesario porque su control exige reacción con intervenciones rápidas para evitar el impacto negativo a nivel poblacional, se incluye en este grupo las infecciones intrahospitalarias como un subgrupo especial

Eventos: Sucesos o circunstancias que pueden modificar o incidir en la situación de salud de un individuo o una comunidad y que para efectos del artículo 3° del Decreto 3518 se clasifican en condiciones fisiológicas, enfermedades, discapacidades y muertes; factores protectores y factores de riesgo relacionados con condiciones del medio ambiente, consumo y comportamiento; acciones de protección específica, detección temprana y atención de enfermedades y demás factores determinantes asociados.

Evidencia: Registros, declaraciones de hecho, o cualquier información, que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Excepción: réplica u oposición a las pretensiones de la demanda.

Excepciones de mérito: Medio de defensa del ejecutado, que van dirigidas a contrarrestar el mandamiento ejecutivo de pago.

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Exposición: contacto que implica riesgo con un patógeno o sustancia que puede transmitirse por la vía donde se está produciendo la exposición.

Extractos Bancarios: Se trata de un documento que el titular de una cuenta bancaria sea de ahorros o corriente, recibe periódicamente en el que se recoge el saldo disponible de la cuenta y los movimientos que se han realizado durante el último mes. Este extracto se emite de forma periódica y sirve para controlar las operaciones que se llevan a cabo mediante el método de conciliación bancaria que realiza el dueño de la cuenta.

Factor de riesgo: situación, característica o atributo que condiciona una mayor probabilidad de experimentar un daño a la salud de una o varias personas.

Fallas de funcionamiento: mal funcionamiento o deterioro en las características y/o desempeño de un dispositivo médico, que pudo haber llevado a la muerte  o al deterioro de la salud.

Fecha de vencimiento: es el límite de la vida útil del producto.

Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Fenecimiento: Culminación, finalización

Fiabilidad: comprendida como la capacidad de un documento para servir de prueba fidedigna, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba.

Fichero electrónico de datos: Corresponde a cualquier documento electrónico que contiene in­formación que puede ser leída, vista u oída de un programa informático o un mensaje de datos.

Fichero electrónico de imagen: Ver imagen digital.

Fiscalización: El proceso de Fiscalización comprende un conjunto de tareas que tienen por finalidad instar a los contribuyentes a cumplir su obligación tributaria; cautelando el correcto, íntegro y oportuno pago de los impuestos Para esto, el funcionario asignado del Subgrupo de Fiscalización y Auditoria Tributaria está autorizado por ley para examinar las declaraciones presentadas por los contribuyentes dentro de los plazos de prescripción que tiene, y revisar cualquier deficiencia en su declaración, para liquidar un impuesto y girar los tributos a que hubiere lugar.

FND: Federación Nacional de Departamentos.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio: Hoja

Folklore: Conjunto de las tradiciones, creencias y costumbres populares.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fondo rotatorio de estupefacientes (FRE): Es la oficina encargada dentro de la Secretaria, a nivel Departamental que ejerce la vigilancia, seguimiento y control a las entidades públicas, privadas y personas naturales que proceden, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen sustancia sometidas a fiscalización y medicamentos, así como garantizar la disponibilidad de medicamentos monopolio del Estado a través de la dispensación y distribución en su jurisdicción.

Fondo Rotatorio: es una unidad administrativa especial del orden nacional, dotado de personería jurídica y patrimonio propio, adscrito al ministerio de relaciones exteriores.

Fondos abiertos: Aquellos cuya producción documental sigue activa.

Fondos cerrados: Aquellos cuya producción documental ha cesado.

Formato control de temperatura y humedad relativa: Instrumento que permite llevar el registro diario y mensual de la temperatura y la humedad relativa en los depósitos de archivo.

Formatos básicos mineros: Es la información que suministra el titular de todas las actividades mineras realizadas en el semestre.

Formatos de reportes: es el medio por el cual un reportante notifica a la institución  hospitalaria, al fabricante y/o a la autoridad sanitaria, sobre un evento o incidente adverso a un dispositivo médico.

FOSYGA: Fondo de Solidaridad y Garantía.

Frecuencia: número de veces que se repite un riesgo en un período determinado.

Frontera: Línea real o imaginaria que separa un estado de otro.

Fuente o tipo de letra: Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un documento.

Función archivística: Grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen y son necesarias para lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos y garantizar que sean accesibles e inteligibles a largo plazo.

Galón: Es una unidad de volumen que se emplea en los países anglófonos o con influencia de estos y Colombia, para medir volúmenes de líquidos. 

Gasolina: Es el combustible líquido más utilizado. Está hecha de moléculas de hidrocarburos que forman compuestos alifáticos (cadenas de átomos de carbono con átomos de hidrógeno unidos).

Gastos: el presupuesto de gastos está constituido por los gastos de funcionamiento, servicio de la deuda pública y gastos de inversión. Cada uno de estos gastos se presenta clasificado en diferentes secciones que corresponden a l asamblea departamental, contraloría general del departamento, despacho del gobernador, secretarias, oficinas asesoras, establecimientos públicos y demás organismos departamentales.

Generador: Es la persona natural o jurídica que produce residuos hospitalarios y similares en desarrollo de las actividades, manejo e instalaciones relacionadas con la prestación de servicios de salud, incluidas las acciones de promoción de la salud, prevención de la enfermedad, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación;

Gestión documental: Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación;

Gestión integral: Es el manejo que implica la cobertura y planeación de todas las actividades relacionadas con la gestión de los residuos hospitalarios y similares desde su generación hasta su disposición final.

Glosa: es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud.

Grados: es una secuencia regular de ciclos lectivos cada uno, de los cuales corresponde a un año escolar, corresponde a cada uno de los tramos en que se subdividen los niveles de enseñanza y que se caracterizan por tener: planes y programas con contenidos específicos, y una cantidad mínima de horas semanales de clases.

Grupos: son los conjuntos de alumnos en que se agrupa la población estudiantil de un grado.

Guía: Documento que detalla una(s) actividad(es) inherente a un proceso o procedimiento, que por su grado de complejidad y facilidad de comprensión requiere aclararse.

Habilitación: proceso por medio del cual se certifica que los prestadores de servicios de salud  cumplen con los requisitos solicitados por la normativa vigente. Proceso obligatorio.

Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada, frente a los criterios de auditoría.

Hardware: parte física de elementos activos y pasivos

Harinas: Es el polvo fino que se obtiene del cereal molido y de otros alimentos.

Humedad absoluta (densidad del vapor): Es el peso del vapor de agua por unidad de volumen de aire, expresada en gramos por metro cúbico de aire.

Humedad de Saturación: es la máxima cantidad de vapor de agua que puede caber en una cierta cantidad de aire. La humedad de saturación depende de la presión y temperatura.

Humedad Relativa: es la relación entre la cantidad de vapor de agua contenido realmente en el aire estudiado (humedad absoluta) y el que podría llegar a contener si estuviera saturado (humedad de saturación). Se mide en tantos por ciento y está normalizada de forma que la humedad relativa máxima posible es el 100%.

Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo.

Imagen digital: Un registro codificado digitalmente de la intensidad de la reflectancia o la radia­ción de un objeto o área.

Imagen Electrónica: Sinónimo de imagen digital.

Imagen: Es una representación visual que manifiesta la apariencia visual de un objeto real o ima­ginario; para efectos de la reprografía, es el resultado del proceso de conversión de un documento en soporte análogo (papel) o electrónico, a soporte digital.

Impuesto al consumo: El impuesto al consumo es un impuesto monofásico que recae en cabeza del productor o importador de los productos sometidos a dicho impuesto. El responsable del impuesto al consumo es el productor o importador, quien en una única vez hace el pago del respectivo impuesto y lo traslada a sus clientes y distribuidores incorporándolo en el precio de venta, en virtud de lo cual se convierte en costo para quien adquiere el producto.

Impuesto de Industria y Comercio: se genera por el ejercicio o realización directa o indirecta de cualquier actividad industrial, comercial o de servicios en  jurisdicción de los municipios, ya sea que se cumplan de forma permanente u ocasional, en inmueble determinado, con establecimiento de comercio o sin ellos.

Impuesto de registro: es un gravamen creado por el Congreso de la República mediante la Ley 223 de 1995 que se genera cuando se necesite  registrar un bien inmueble ante en las oficinas de instrumentos públicos o un documento empresarial en  la cámara de comercio.

Impuesto de vehículos automotores: Es la obligación fiscal, anual que tienen propietarios de los vehículos que estén matriculados en los diferentes organismos de tránsito del país.

Imputado: persona vinculada a una investigación penal.

Incapacidad permanente parcial: se considera con incapacidad permanente parcial a la persona que por cualquier causa, de cualquier origen, presenta una pérdida de su capacidad igual o superior al 5% e inferior al 50%, en los términos del decreto 917 de 1999 o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.

Incapacidad: toda enfermedad o dolencia, y además toda lesión corporal sufrida como resultado de un accidente, que afecte al organismo de un asegurado y que requieran tratamiento médico.

Incidente adverso: potencial daño no intencionado al paciente, operador o medio ambiente que ocurre como consecuencia de la utilización de un dispositivo médico.

Incidente de reparación integral: audiencia en la que se formula el perjuicio causado a la entidad por la actuación del imputado.

Incidente: cualquier acción u omisión directa o indirecta que impida, retrase o limite el acceso a los servicios y que no sea considerada como una infracción al derecho internacional humanitario.

Incineración: Es el proceso de oxidación térmica mediante el cual los residuos son convertidos, en presencia de oxígeno, en gases y restos sólidos incombustibles bajo condiciones de oxígeno estequiométricas y la conjugación de tres variables: temperatura, tiempo y turbulencia. La incineración contempla los procesos de pirolisis y termólisis a las condiciones de oxígeno apropiadas.

Indagación Preliminar: Son diligencias de carácter averiguatorio no obligatorias, ni imprescindibles que realiza el funcionario con atribuciones disciplinarias, que busca cumplir unos fines determinados cuando exista duda sobre la procedencia de la investigación disciplinaria y en la cual se deben garantizar todas las garantías que consagra el debido proceso.

Indicador: es la representación cuantitativa que sirve para medir el cambio de una variable con respecto a otra, proporciona la capacidad de medir el logro de los objetivos propuestos en torno a lo que se hizo, lo que se está haciendo o lo que se deberá hacer en el futuro.

Indización (indexación): Es la generación de un punto de acceso en un sistema de información referencia) para facilitar la recuperación de documentos o información.

Induccion: Actividad cuya finalidad es brindar información general, amplia y suficiente que permita la ubicación del funcionario y de su rol en la Entidad, para fortalecer su sentido de pertenencia y la seguridad para realizar su trabajo de manera autónoma.

Información Exógena: Es el conjunto de datos de las personas Naturales y Jurídicas que debe presentarse anualmente a la DIAN, sobre las operaciones con los clientes y/o usuarios. Quien debe presentar dicha información es el Representante Legal de la empresa o su apoderado.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de esta ley;

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de esta ley;

Información pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal; 

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;

Informe de gestion: es una síntesis de las actividades desarrolladas en el marco de planes integrados de desarrollo, donde se consolidan los avances de dichos procesos.

Informe de rentas cedidas: es el reporte que refleja el recaudo mensualizado de los ingresos de impuesto de loterías foráneas, impuesto de juego azar, iva consumo cerveza e iva consumo licores.

Informe de supervisión: documento que justifica la acción o efecto de ejercer la inspección de un trabajo realizado por otra persona

Informe: Documento que da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio, proyecto relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.

Infractores: Personas que introducen, comercializan o transportan productos sin ningún documento que acredite la legalidad o el pago del impuesto al consumo al Departamento.

Ingresos: el presupuesto de ingresos se divide en: ingresos corrientes, transferencias, recursos de capital, fondos especiales y los ingresos de los establecimientos públicos del orden departamental.

Ingresos: es la expresión monetaria de los recursos que recibe el departamento por disposición legal, por el carácter impositivo de la entidad territorial y todos los demás que le corresponda para cumplir sus fines constitucionales y legales.  En esta denominación se incluye los grupos que representan flujos de entrada de recursos generados por la entidad, susceptibles de incrementar el patrimonio durante la vigencia.

Inocuidad Alimentaria: Es la condición de los alimentos que garantiza que no causaran daño al consumidor cuando se preparen y/o consuman de acuerdo con el uso al que se destinan.

Insatisfacción: cuando a criterio del consultante, la atención a que tiene derecho fue negada total o parcialmente o ésta no reúne las expectativas esperadas.

Institución educativa oficial: es un establecimiento que pertenece al sistema de educación oficial, donde se imparte educación formal, desde el grado de transición hasta el grado noveno inclusive, esto es, educación básica primaria y secundaria. En algunas ocasiones las instituciones educativas prestan el servicio de educación media: grados 10° y 11° o hasta el grado 13°, como en el caso de las normales.

Integración: es un proceso por medio del cual, se busca asociar cada de los módulos que integran el sistema integrado de información administrativas y financiera con el plan general de contabilidad conservando los planteado en el manual de procedimientos y la doctrina contable para que se produzcan  los diferentes registros contables desde el primer asiento hasta la formulación de los estados financieros, de acuerdo al volumen de las operaciones que se realizan en el periodo y en tiempo real.

Integridad: definida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado.

Interconsulta: es el acto mediante el cual un  profesional de salud  tratante remite al paciente para que le  emita una  opinión diagnóstica o terapéutica sin asumir la responsabilidad directa en el manejo del paciente.

Interlínea libre: Renglón sin escritura.

Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones

Intermediación: corresponde a las solicitudes  que superan el marco de los beneficios contemplados en el régimen al cual están afiliados y al plan a que tienen derecho, pero su alcance condiciona el acceso a la atención en salud

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Inventario: relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.

Investigación de bienes: Es el procedimiento mediante el cual el Funcionario Ejecutor mediante comunicaciones a diferentes entidades e indicando el número de cédula o Nit del Deudor, domicilio, ciudad, entre otros, solicita se informe los bienes que posee el deudor.

Investigación Disciplinaria: Es el conjunto de pasos y/o etapas procesales mediante las cuales el Estado ejerce su potestad punitiva administrativa a través de la investigación disciplinaria, con el fin de determinar la responsabilidad disciplinaria de sus servidores públicos, respetando siempre todas las garantías del debido proceso.

IPS: Institución Prestadora de Salud. Se constituye como el módulo ejecutor del Sistema General de Seguridad Social en Salud a través del cual se prestarán los servicios de salud  en favor de los beneficiarios ya sea del Régimen Contributivo o Subsidiado. Su naturaleza puede ser pública, mixta o privada y podrá constituirse a través de una persona jurídica o persona natural de conformidad con las disposiciones del Código del Comercio.

ITS: Infecciones  de Transmisión Sexual; son aquellas enfermedades infecciosas que se transmiten de persona a persona en condiciones de contacto íntimo (se dan, durante las relaciones sexuales).

IVA: es el impuesto al valor agregado, sobre el consumo que grava los productos, los servicios, las transacciones comerciales y las importaciones.

Jornada: se asimila a un turno escolar. De acuerdo con la resolución 166, la jornada puede ser completa, mañana, tarde, nocturna y fin de semana.

Lactancia materna exclusiva: es la acción natural de alimentar al bebé con el alimento producido por la madre, conocido como leche materna.

Lácteos y Derivados Lácteos: Se define como el conjunto de alimentos que por sus características nutricionales, son los más básicos y completos (equilibrados) en composición de nutrientes, los lácteos están formados principalmente por el yogur, el queso, y la leche, siendo esta última el componente más importante de este grupo.

Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación

Licencia ambiental: Es la aprobación del estudio de la sostenibilidad de la explotación Minera.

Licencia transitoria: caso en el que el empleado transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo, pro solicitud propia, enfermedad o maternidad.

Licencia: caso en que el empleado se halla temporalmente relevado del ejercicio de sus funciones, mas no desvinculado laboralmente de la entidad.

Licencias: es la facultad o permiso atribuido a una persona para ejercer una actividad, o gozar de ciertas libertades o concesiones fuera de las ordinarias, por situaciones particulares.

Licor: Es la bebida alcohólica con una graduación superior a 15 grados alcoholimétricos a 20°C, que se obtiene por destilación de bebidas fermentadas o de mostos fermentados, alcohol vínico, holandas o por mezclas de alcohol rectificado neutro o aguardientes con sustancia de origen vegetal, o con extractos obtenidos con infusiones, percolaciones o maceraciones que le den distinción al producto, además, con adición de productos derivados lácteos, de frutas, de vino o de vino aromatizado.

Limpieza: es el proceso de eliminación de tierra, residuos y/o suciedad.

Línea de base: Se refiere al dato que se tomará como inicio para establecer los valores futuros a alcanzar por el indicador, los que servirán para evaluar el grado de consecución de las metas.

Líneas especiales: Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor. No siempre están presentes en todos los documentos.

Liquidación Oficial de Aforo: La liquidación de aforo es una liquidación que realiza la Administración Departamental en cabeza del Profesional asignado del Subgrupo de Liquidación Oficial para determinar la obligación tributaria del contribuyente cuando este ha omitido presentar la declaración respectiva.

Liquidación Oficial de Revisión: La liquidación oficial de revisión, es la liquidación que propone o elabora la administración de impuestos una vez el contribuyente ha presentado su respuesta al requerimiento especial o ha guardado silencio durante el tiempo que le otorga la ley para responder. En esta liquidación la Administración departamental representada por el Profesional asignado del Subgrupo de Liquidación Oficial modifica algunos valores inicialmente declarados por el contribuyente, impone las respectivas sanciones y calcula los intereses causados.

Liquidación Oficial: Es el formulario producto de la liquidación con la que el contribuyente cancela el impuesto  de su vehículo.

Logotipo: Símbolo que identifica a la Gobernación.

Lote: cantidad determinada de un material, que se somete a inspección como un conjunto unitario.

Lotería: Es una modalidad de juego de suerte y azar realizada en forma periódica por un ente legal autorizado, el cual emite y pone en circulación billetes indivisos o fraccionados de precios fijos singularizados con una combinación numérica y de otros caracteres a la vista obligándose a otorgar un premio en dinero, fijado previamente en el correspondiente plan al tenedor del billete o fracción cuya combinación o aproximaciones preestablecidas coincidan en su orden con aquella obtenida al azar en sorteo público efectuado por la entidad gestora.

Loterías Foráneas: Son aquellas que pertenecen a otros Departamentos o sociedades de estos.

Lumen: Es la cantidad de luz visible que emite una lámpara en todas las direcciones. Un lumen equivale a 10.76 luxes.

Lux: Es la incidencia perpendicular de un lumen en una superficie de 1 metro cuadrado. Un lux equivale a 0.0929 lúmenes.

Luxómetro: aparato que realiza medidas de los niveles de iluminación ambiental. Contiene de una célula fotoeléctrica, que convierte la luz que recibe, en electricidad.

Malla vial: Es la red de vías (calles, carreras, avenidas, troncales, carreteras) que utilizan los vehículos para circular en los municipios y/o departamentos. Las vías son zonas de uso público o privado, abierta al público, destinada al tránsito de vehículos, personas y animales.

Mandamiento de Pago: Es el acto administrativo que se dicta en la Jurisdicción Coactiva y contiene la orden al deudor para que pague a favor del acreedor la obligación contenida en el título ejecutivo, más los intereses respectivos .

Mantenimiento preventivo: el mantenimiento preventivo es el destinado a la conservación de equipos o instalaciones mediante realización de revisión y reparación que garanticen su buen funcionamiento y fiabilidad. el mantenimiento preventivo se realiza en equipos en condiciones de funcionamiento, por oposición al mantenimiento correctivo que repara o pone en condiciones de funcionamiento aquellos que dejaron de funcionar o están dañados.

Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de calidad de una organización.

Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de Residuos Hospitalarios y Similares (MPGIRH): Es el documento expedido por los Ministerios del Medio Ambiente y de Salud, mediante el cual se establecen los procedimientos, procesos, actividades y estándares de microorganismos, que deben adoptarse y realizarse en la gestión interna y externa de los residuos provenientes del generador.

Marco fiscal de mediano plazo: con fundamento en la ley 819/03, el marco fiscal se define como el instrumento de referencia con una perspectiva de diez (10) años, para el establecimiento de políticas fiscales y financieras, orientadas a garantizar la viabilidad y sostenibilidad de la deuda y las finanzas públicas departamentales y soportar la toma decisiones en la elaboración del presupuesto del departamento. Implica determinar el costo fiscal de todos los actos de la administración departamental, que tenga efecto en el comportamiento de los ingresos y gastos, y garantizar que sean compatibles con las metas fijadas.

Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa.

Matrícula de vehículo: De acuerdo al artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769 del 2002, se define como: procedimiento destinado a registro inicial de un vehículo automotor ante un organismo de tránsito en ellas se consignan las características, tanto internas como externas del vehículo, así como los datos e identificación del propietario.

Mayoristas: El mayor o distribuidor mayorista es un componente de la cadena de distribución, en que la empresa o el empresario no se ponen en contacto directo con los consumidores o usuarios finales de sus productos, sino que entrega esta tarea a un especialista.

MCC: mejoramiento continuo de la calidad, es una filosofía y un sistema gerencial que involucra a los gerentes a los demás directivos y a los profesionales de la salud en el mejoramiento continuo de los procesos.

Medidas cautelares: Es el mecanismo de inmovilizar comercialmente los bienes del deudor, con el objeto de someterlos a su venta o adjudicación una vez determinados, individualizados y avaluados, con el fin de asegurar el pago de la obligación.

Medios de transporte sanitarios: son todos los transportes terrestres, aéreo, fluvial y marítimos, destinados exclusivamente al transporte de heridos o enfermos, del personal sanitario y del equipo o material sanitario.

Medios Locales: Medios de difusión con sede en los municipios. Pueden ser de propiedad y carácter comunal o privado. Tienen cobertura en su propio municipio y eventualmente llegan a varios municipios.

Medios Masivos: Son los llamados medios de difusión y comunicación, como prensa escrita, radio y televisión, publicaciones en Internet, que constantemente están demandando información de la Gobernación, para hacerla pública.

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a la Gobernación.

Memorando: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita a través de internet.

Meta de gestión: son las acciones que se pueden verificar en un determinado periodo de tiempo y están relacionadas con el cumplimiento de la meta de producto, es decir para el caso de la presente matriz, es la expresión en porcentaje de avance según lo programado y según lo ejecutado en un trimestre para el cumplimiento de una meta de producto.

Meta de producto: son las acciones encaminadas a resolver las necesidades que generan un problema estructural.

Meta de resultado: son aquellas que buscan atacar un problema estructural que afecta directamente a la población, están orientadas a mejorar las condiciones o necesidades de una comunidad en un periodo de tiempo, en este caso los 4 años de gobierno.

Meta: es la cuantificación del objetivo que se pretende alcanzar en un tiempo señalado, con los recursos necesarios, de tal forma que permite medir la eficacia en el cumplimiento de un programa.

Metadatos: Son datos estructurados que permiten identificar el contexto, contenido y estructura de los documentos de Archivo y facilitan su gestión a lo largo del tiempo.

Metodología general ajustada (MGA): la metodología general ajustada es una herramienta informática en la que se registra de forma ordenada la información de formulación de un proyecto. Su sustento conceptual se basa en la metodología de marco lógico y de planificación orientada a objetivos.

Metodología: es la serie de métodos y técnicas de rigor científico que se aplican sistemáticamente durante un proceso de investigación para alcanzar un resultado teóricamente válido.

Métodos diagnósticos: Exámenes de laboratorio utilizados mediante pruebas directa e indirecta para conocer físico-químicamente o micro-biológicamente, la composición de un producto de consumo humano o de una enfermedad de salud pública.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Microorganismo: Es cualquier organismo vivo de tamaño microscópico, incluyendo bacterias, virus, levaduras, hongos, actinomicetos, algunas algas y protozoos.

Minimización: Es la racionalización y optimización de los procesos, procedimientos y actividades que permiten la reducción de los residuos generados y sus efectos, en el mismo lugar donde se producen.

Ministerio de la Protección Social: es un ente regulador que determina normas y directrices en materia de temas de salud pública, asistencia social, población en riesgo y pobreza.

Misión médica: conjunto de bienes, instalaciones, instituciones, transporte terrestre, aéreo, fluvial y marítimo, equipos y materiales necesarios para llevar a cabo las actividades propias de la prestación de servicios de salud, tales como, asistencia sanitaria, salud preventiva, educación en salud, administración y apoyo en la prestación de los servicios de salud, atención prehospitalaria, hospitalaria y extramural, conformado a su vez, por el personal profesional de la salud y otras disciplinas, con vinculación laboral o civil, que ejercen funciones sanitarias, en el marco de la misión humanitaria en situaciones o zonas de conflicto armado u otras situaciones de violencia que afecten la seguridad pública, desastres naturales y otras calamidades.

Misión: es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una empresa u organización.

Monitoreo de Medios: Significa la acción de escuchar los noticieros de radio, ver los noticieros de televisión, leer los periódicos y revistas y visitar publicaciones electrónicas en la Web, con el fin de establecer qué despliegue y enfoque han dado a noticias generadas por la Gobernación o relacionadas con la Gobernación y la marcha del Departamento.

Monitoreo: es un examen continuo de los procesos y la generación de productos de un programa, durante la ejecución del mismo. Su propósito es ajustar sobre la marcha, posibles cambios sobre los aspectos operacionales del programa monitoreado. El monitoreo usualmente genera datos de forma periódica que pueden ser usados para el seguimiento o la evaluación.

Monopolio del estado: Derecho poseído de exclusividad por el Estado.

Monopolio Rentístico: Es un instrumento que protege la explotación de determinadas actividades económicas para que el Estado se procure cierto nivel de ingresos con el fin de atender sus obligaciones. Para el Estado la finalidad del monopolio no es excluir la actividad económica del mercado sino reservarse una fuente de recursos económicos que le reporte su explotación.

Morbilidad: estado de enfermedad. Suma de enfermedades que han afectado a un individuo o grupo de individuos en un tiempo determinado

Mortalidad evitable: Muertes cuya ocurrencia generalmente dependió de factores intervenibles relacionados con la prestación de servicios de salud; su monitoreo permite detectar condicionante relacionados con la ocurrencia de eventos indeseables que den base a acciones de mejoramiento en los servicios.

Mortalidad: relación que existe entre el número de defunciones y la cifra de la población en donde se produce, durante un tiempo determinado, generalmente el año promedio en unidad de tiempo.

Movilidad: Según ecologistas en acción la movilidad es el conjunto de desplazamientos de personas y materiales, en un entorno físico, por los diferentes medios o sistemas de transporte.

MPS: Ministerio de la Protección Social.

Muestreo: Operación por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efectúa durante la selección hecha con criterios alfabéticos, cronológicos, numéricos, temáticos, entre otros.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido en las normas aplicables por el Hospital, o del Sistema de Gestión de Calidad, que no permiten alcanzar los objetivos de calidad.

NO POSS: actividades no incluidas en el plan obligatorio de salud del régimen subsidiado y que deben ser tramitadas por la ssd.

Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística

Nota de pie de página: Aclaración del autor del informe para ampliar o completar una idea expresada en texto.

Notas créditos: Una nota de crédito es un documento legal que se utiliza en transacciones de compras y ventas donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes o derechos, en el proceso conciliatorio se aplica de acuerdo a la existencia del documento.

Notas débitos: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Notificación en Estrado: Es  aquella que se utiliza  para notificar las decisiones proferidas durante la audiencia disciplinaria.

Notificación Personal: Es el acto de dar a conocer  a los sujetos procesales las decisiones proferidas en las actuaciones disciplinarias y que obligan a que  comparezca ante el despacho  para su  notificación.  Nota: Estas son las decisiones que se notifican personalmente: Apertura de indagación preliminar o investigación disciplinaria. Pliego de cargos y/o auto de citación a audiencia. Fallo

Notificación por Edicto: Es el acto de emplazar  a los sujetos procesales que deban ser notificados personalmente cuando los sujetos procesales no se presentan ante el operador disciplinario para ser notificado personalmente.

Notificaciones: consiste en poner en conocimiento de los deudores los actos proferidos en su contra.

Novedad: suceso que implica una variación al salario del funcionario público

Número de lote: es la designación en números y/o letras ó codificación del producto que identifica el lote a que este pertenece.

Nutrición: la nutrición es el proceso biológico en el que los organismos asimilan y utilizan los alimentos y los líquidos para el funcionamiento, el crecimiento y el mantenimiento de las funciones normales. La nutrición también es el estudio de la relación entre los alimentos y los líquidos con la salud y la enfermedad, especialmente en la determinación de una dieta óptima.

Objetivo de Calidad: Lo que se busca, o pretende relacionado con el sistema de gestión de calidad.

Objetivos: es el fin al que se desea llegar, la meta que se pretende lograr. el objetivo es lo que impulsa al individuo a tomar decisiones o perseguir sus aspiraciones, el propósito.

Obligación: Se entiende por obligación el monto adeudado producto del desarrollo de los compromisos adquiridos por el valor equivalente a los bienes recibidos, servicios presentados y demás exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos no pagados que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratación administrativa.

Observación: Situación que no implica incumplimiento de un requisito, pero que si es tenida en cuenta puede llevar a mejoras en el desempeño de los Sistemas de Control Interno o de Gestión, o eliminar situaciones de riesgo potencial.

Observatorio de DDHH: Programa de la vicepresidencia de la republica responsable de la  promoción y coordinación de las acciones dirigidas a garantizar la adecuada protección de los Derechos Humanos y de aplicación del Derecho Internacional Humanitario.

OMS: Organización mundial de la Salud

Operaciones Recíprocas: Transacción financiera que se realiza entre diferentes entidades contables públicas por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos cualesquiera sea el nivel o sector al que pertenezca.

Oportunidad de mejora: situación no conforme, no riesgosa que denota la oportunidad de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos o mejorar el desempeño de un proceso o de la institución.

Oportuno: entrega del trabajo o acción encomendada con celeridad, enviando los documentos en tiempos estipulados por la normatividad que regula la materia, evitando así posibles sanciones por los entes de control.

OPS: Organización Panamericana de la Salud

Orden de Pago: Documento generado en el Programa Líder de Contabilidad por el Profesional Universitario, la cual una vez firmada por el Contador del Departamento o quien haga sus veces, y acompañada de los documentos soportes respectivos de conformidad con la reglamentación que para tales efecto señale el Departamento. Se considera el acto administrativo por medio del cual el funcionario del cargo facultado reconoce a favor de un tercero, de acuerdo con la naturaleza del gasto, una obligación o cuenta por pagar.

Orden de servicio: es la solicitud de realización de actividades de apoyo diagnóstico y/o tratamiento en una institución entre las instituciones prestadoras de servicios de salud.

Orden del día: Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Ordenación documental: Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán las unidades documentales dentro de las series o las series dentro de las secciones.

Órdenes de Operación: Es un documento que sirve para autorizar a las fiducias que administran recursos del Departamento, efectuar un desembolso a nombre de un beneficiario.

Organismos de control: son entidades públicas o privadas con personería jurídica que se constituyen con la finalidad de verificar el cumplimiento de carácter obligatorio de las funciones de las entidades.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización de Documentos: Proceso Archivísticos que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad.

Organización: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupa­ción documental relacionada en forma jerárquica, con criterios orgánicos o funcionales. Conjun­to de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos; las 3 actividades de la organiza­ción, de acuerdo al PGD son: clasificación, ordenación y descripción documental.

Organoclorados: Son compuestos químicos orgánicos que en su esqueleto de átomos de carbono, algunos átomos de hidrogeno unidos al carbón han sido reemplazados por átomos de cloro, la mayoría de estos son subproductos de industrias y pueden llegar a ser cancerígenos.

Organofosforados: Son compuestos químicos orgánicos que en su esqueleto de átomos de carbono, algunos átomos de hidrogeno unidos al carbón han sido reemplazados por átomos de fosforo, o en algunas sustancias a tres de oxígeno y uno de azufre.

Otorgar: conceder o dar una cosa, generalmente como mérito o recompensa.

PAC: (Programa Anual Mensualizado de Caja): Es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles en las diferentes cuentas del Departamento con el fin de cumplir sus compromisos.

Página: Cara de una hoja. Lo impreso o escrito en una cara del papel.

Paginar: Acción de numerar las hojas.

Pago: Es el acto por el cual la Tesorería con base en la obligación y orden de pago, realiza el giro de los fondos a los beneficiarios con cargo a los cupos autorizados por el PAC, giro que puede ser de forma electrónica a través de los portales virtuales, con oficio dirigido a las diferentes entidades financieras o con la expedición y entrega de cheques.

PAI: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito específico. Dirigida hacia un propósito específico.

Papeles de Trabajo u Hoja de Verificación: documento de trabajo que permite estructurarla auditoria y desarrollar los procedimientos definidos. Sirve de guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos y como soporte para realizar las entrevistas. Allí se pueden realizar las pruebas y registrar los hallazgos y conclusiones, sirviendo de base para la elaboración del Informe de Auditoría.

Parque Automotor: Son todos los vehículos que circulan en las vías de determinado sitio geográfico: Llámese municipio, departamento, país u otro. Dichos vehículos pueden ser de uso particular o público, automóviles, campero, carga, o carros motos, motocarros, etc.

Parte interna: son todos los clientes internos  de la secretaria de salud departamental,  los cuales incluyen a: directivos, colaboradores, la comunidad  y proveedores.

Participación ciudadana: Consiste en un proceso sistemático que provee una oportunidad a los ciudadanos, autoridades, empresarios y líderes para compartir sus experiencias, conocimientos y metas, y combinar sus energías para crear un plan/proyecto que sea técnicamente factible, económicamente atractivo, ambientalmente apropiado, entendible y aceptable por la mayoría de las personas que están afectadas por él y también viable políticamente.

Participación comunitaria: es el derecho que tienen las organizaciones comunitarias para participar en las decisiones de planeación, gestión, evaluación y veeduría en salud.

Participación en las instituciones del sistema general de seguridad social en salud: es la interacción de los usuarios con los servidores públicos y privados para la gestión, evaluación y mejoramiento en la prestación del servicio público de salud.

Participación social: es el proceso de interacción social para intervenir en las decisiones de salud respondiendo a intereses individuales y colectivos para la gestión y dirección de sus procesos, basada en los principios constitucionales de solidaridad, equidad y universalidad en la búsqueda de bienestar humano y desarrollo social.

Partidas Conciliatoria: Surgen de confrontar los movimientos y registros reflejados en  los libros de banco y los extractos bancarias, dando como resultados unas diferencias o partidas conciliatorias que deben ser registradas y justificada su existencia en el proceso de conciliación de saldos

Pasaporte ordinario: título de viaje o identidad expedido por cada estado a sus nacionales que viajan al extranjero.

Pasaporte: es el documento con validez internacional, que identifica a su titular, expedido por las autoridades de un país, que acredita el permiso o autorización legal para que salga o ingrese del mismo, por los puertos internacionales

Patrimonio Cultural: El Patrimonio Cultural de un pueblo comprende las obras de sus artistas, arquitectos, músicos, escritores y sabios, así como las creaciones anónimas, surgidas del alma popular, y el conjunto de valores que dan sentido a la vida, es decir, las obras materiales y no materiales que expresan la creatividad de ese pueblo; la lengua, los ritos, las creencias, los lugares y monumentos históricos, la literatura, las obras de arte y los archivos y bibliotecas.

PCT: Sistema  Contable de la Entidad.

Periodo fiscal: el período fiscal o vigencia fiscal es aquel que inicia el 1o de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada año.

Permisos: esta figura permite a los empleados atender situaciones urgentes de orden familiar o personal, separándose de sus funciones por un tiempo establecido con derecho a remuneración (decreto 1950/73, artículo 74) siempre que medie justa causa.

Persona jurídica: es una empresa que ejerce derechos y cumple obligaciones a nombre de ésta.

Persona natural: es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a título personal.

Personal sanitario: son todas las personas profesionales de la salud y otras disciplinas que ejercen funciones sanitarias en el marco de la misión humanitaria, en situaciones o zonas de conflicto armado u otras situaciones de violencia que afecten la seguridad pública, desastres naturales y otras calamidades.

Personería Municipal: La Personería Municipal ejerce  el control administrativo en el Municipio. Como parte del Ministerio Público, le corresponde la guarda y promoción de los derechos humanos, la protección del interés público y la vigilancia de la conducta oficial de quienes desempeñan funciones públicas.

Personerías jurídicas: reconocimiento legal que se le hace a un ente u organización por parte de la entidad autorizada que la habilita para cumplir un objeto social.

Petición de consulta: es una modalidad de derecho de petición en virtud de la cual se presenta una solicitud a la administración para que a través de un concepto jurídico exprese su juicio u opinión sobre determinada materia relacionada con sus funciones.

Petición de información: es una modalidad de derecho de petición que tiene por objeto que se informe sobre los asuntos internos de la administración pública y particularmente, pedir copia de los documentos que se refieren a los mismos o consultarlos directamente en la oficina respectiva.

Petición en interés general: es una modalidad de derecho de petición por medio de la cual se solicita a la autoridad una acción determinada en cumplimiento de sus funciones y deberes legales. A diferencia de la petición en interés particular, en la petición de interés general no se busca el reconocimiento de un derecho particular.

Petición en interés particular: es una modalidad del derecho fundamental de petición que tiene por objeto que la administración reconozca un derecho particular

Petición escrita: documento presentado a alguna autoridad oficial y firmado por uno o varios individuos.

Petición Oral: La que se hace verbalmente, ante autoridad competente.

Petición: es aquel derecho que tiene toda persona individual o jurídica, grupo, organización o asociación para solicitar o reclamar ante las autoridades competentes -normalmente los gobiernos o entidades públicas- por razones de interés público ya sea individual, general o colectivo. Toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo.

Plaguicidas: Todo agente de naturaleza química, física o biológica que sólo en mezcla o en combinación, se utilice para la prevención, represión, atracción, o control de insectos, ácaros, agentes patógenos, nematodos, malezas, roedores u otros organismos. Este tipo de sustancias  matan por interrumpir o cambiar los procesos vitales normales de la plaga; sin embargo pueden ocasionar intoxicación en el hombre y causar diversos grados de enfermedad o la muerte. Por esta razón los plaguicidas deben manipularse con gran cuidado. Dentro de esta definición también están Incluidos los productos utilizados como defoliantes, reguladores fisiológicos, feromonas y cualquier otro producto que a juicio de los Ministerios de Salud o de Agricultura se consideren como tales.

Plan de acción: instrumento de programación anual de las metas del plan de desarrollo que permite a cada dependencia de la administración, orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo. a la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento y la autoevaluación.

Plan de Desarrollo: Es la carta de navegación trazada por la Administración del Gobernador del Departamento del Cesar y es el instrumento de planificación que orienta el accionar de los diferentes actores del territorio durante un período de gobierno, en él se expresan los objetivos, metas, políticas, programas, subprogramas y proyectos de desarrollo (Parte Estratégica), y los recursos para su financiación (Plan Plurianual de Inversiones).

Plan de intervenciones colectivas (PIC): es un conjunto de intervenciones, procedimientos y actividades que debe desarrollar el estado, dirigidas a promover la salud y la calidad de vida, la prevención y control de riesgos y daños en salud de alta externalidad, para contribuir al cumplimiento de las metas prioritarias en salud definidas en el plan nacional de salud pública y las propias del plan de desarrollo del distrito, las cuales son complementarias a las acciones de promoción, prevención y atención previstas en los planes obligatorios de salud del sistema general de seguridad social en salud .

Plan de mejoramiento: los planes de mejora se originan de las oportunidades de mejoramiento identificadas en la autoevaluación de los estándares de acreditación por grupo de estándares. Las oportunidades de mejoramiento se deben priorizar por variables de alto riesgo, alto volumen y alto costo.

Plan de trabajo de Auditoria: Documento que contiene en forma detallada las actividades y procedimientos de ejecución de la auditoria interna, constituyéndose en guía para el desarrollo del trabajo a fin de incluir todos los procedimientos que llevarán al evaluador a emitir una opinión.

Plan de Trabajo del Grupo de Comunicadores de la Oficina de prensa: Es el conjunto de acciones que llevan a cabo los comunicadores, que tienen que ver con la agenda del Gobernador y secretarios, participación en eventos, elaboración de boletines y todo tipo de material divulgativo. Sobre este plan de trabajo, hay que anotar que constantemente es alterado por peticiones de “última hora”, para llevar a cabo otra serie de actividades adicionales.

Plan de Trabajo: es un instrumento de planificación. Entendiendo planificación como un proceso de concertación que por su carácter dinámico, evoluciona y se adecua a un contexto social, espacial y temporal.

Plan decenal de salud pública: es un instrumento de política pública para la garantía del derecho a la salud. Se orienta al cumplimiento de las obligaciones que supone su materialización tanto en lo inmediato como en lo progresivo.

Plan decenal: El Plan Decenal de Salud Pública PDSP 2012-2021 es una apuesta política por la equidad en salud, entendida como la “ausencia de diferencias en salud entre grupos sociales consideradas innecesarias, evitables e injustas” (Whitehead, 1992). Esto implica que la equidad en salud se logra cuando todas las personas alcanzan su potencial de salud independientemente de sus condiciones sociales, culturales y económicas.

Plan financiero: instrumento de planificación y gestión financiera a través del cual se establece la previsión de los ingresos y egresos del departamento del cesar. Tiene como base las operaciones efectivas de caja de las entidades que forman parte del presupuesto general del departamento, tomando en consideración, las previsiones de ingresos, gastos, deuda, déficit y su financiación, computables con el plan de desarrollo. Este plan constituye la base para elaborar el presupuesto anual y el plan operativo anual de inversiones. el plan financiero es el elemento más importante del marco fiscal de mediano plazo.

Plan Indicativo: Es un instrumento que resume y organiza por anualidades los compromisos asumidos por los gobernantes en los respectivos planes de desarrollo. En él se precisan las metas de resultados y productos que se esperan alcanzar en cada vigencia y al terminar el período de gobierno.

Plan Operativo Anual (POA): El programa operativo es un programa concreto de acción de corto plazo, que emerge del plan de largo plazo, y contiene los elementos (objetivo, estrategia, meta y acción) que permiten la asignación de recursos humanos y materiales a las acciones que harán posible el cumplimiento de las metas y objetivos de un proyecto específico

Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI): Es un instrumento de la gestión pública, el cual junto con el plan financiero y el presupuesto anual de rentas y gastos, constituyen el Sistema Presupuestal. Tiene como objeto determinar los proyectos de inversión clasificados por sectores, órganos (dependencias de la Administración) y programas, que la Administración territorial ejecutará en una vigencia fiscal determinada.

Plan operativo: es un documento oficial en el que los responsables de la organización enumeran los objetivos y las directrices que deben cumplir en corto plazo.

Plan Plurianual de Inversiones: Establece la proyección de los recursos disponibles para financiar los  diferentes programas y subprogramas de las apuestas estratégicas y alcanzar las metas propuestas en el Plan de Desarrollo

Planeación participativa en salud: La formulación y gestión de los planes territoriales de salud,  se hará de manera concertada con la participación de los diferentes  sectores sociales y comunitarios  y las autoridades pertinentes, y  es  liderado por el comité de participación comunitaria en salud de la respectiva entidad territorial y red social de apoyo en salud pública y promoción social

Planes anuales de vacantes: instrumento que tienen como fin, la administración y actualización de la información sobre cargos vacantes a fin que las entidades públicas; pueden programar la provisión de los empleos con vacancia definitiva que se deben proveer en la siguiente vigencia fiscal.

Planes bienales de inversiones públicas en salud: son proyectos en los cuales,  se incluirán las inversiones destinadas a infraestructura, dotación o equipos biomédicos que el ministerio de salud y protección social determine que sean de control especial.

Planes de acción: es una herramienta de planificación empleada para la gestión y control de tareas o proyectos.

Planes de inversión: conjunto de actividades con objetivos y trayectorias organizadas para la resolución de problemas en la financiación de los recursos.

Planificación estratégica territorial: se interpreta como el análisis y evaluación permanente de las dinámicas y dimensiones que se suceden en determinados ámbitos espaciales del país, para identificar estrategias y acciones que promuevan cambios orientados a mejorar las condiciones de vida de la población, a través de ejercicios participativos de construcción de acuerdos, para la identificación de iniciativas de inversión que orientan el desarrollo.

Planificación: proceso continuo que busca aprovechar las oportunidades, reducir o mitigar las amenazas, potenciar las fortalezas, transformar las debilidades, dar soluciones a problemas y atender las necesidades, a través de estrategias que apunten, de manera eficiente, al cumplimiento de metas y objetivos.

Planificar: elaborar o establecer el plan conforme al que se ha de desarrollar algo, especialmente una actividad.

Plataforma informática: son todos aquellos dispositivos de hardware (activos y pasivos) y software que nos ayudan al buen funcionamiento, utilización y administración de los mismos.

Pliego de condiciones: documento en el cual una entidad pública plasma todas las  reglas que regirán un proceso de contratación (con excepción de una contratación directa, en la que no se requieren), para que en igualdad de oportunidades los interesados presenten sus propuestas, a fin de seleccionar entre ellas la más favorable.

Pliegos de Cargos: En los expedientes administrativos tributarios, relación o resumen de las faltas o infracciones que aparecen contra el contribuyente o infractor sometido a investigación y que se le leen o comunican personalmente o por correo, para que pueda alegar lo que a su defensa conduzca.

PNUD: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo.

Poder: documento a través del cual el señor gobernador o su delegado conceden facultades a un profesional del derecho para que represente los intereses del departamento en un proceso específico.

Política de Calidad: Intenciones y dirección global de una organización, relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

Políticas Públicas: son un conjunto de acciones y decisiones encaminadas a solucionar problemas propios de las comunidades. En el diseño e implementación de las políticas públicas pueden intervenir conjuntamente la sociedad civil, las entidades privadas y las instancias gubernamentales en sus distintos niveles.

Políticas: son intenciones globales y orientación de una organización relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta dirección.

Póliza minero ambiental: Es la garantía que debe  constituir el titular minero que ampare el cumplimiento de las obligaciones mineras y ambientales que se derivan del contrato de concesión.

POS: plan obligatorio de  salud.

POS-S: Plan Obligatorio de Salud del Régimen Subsidiado.

POT: (plan de ordenamiento territorial) instrumento técnico y normativo de planeación y gestión de   mediano y largo plazo; es el conjunto de acciones y políticas, administrativas y de planeación física, que orientarán el desarrollo del territorio municipal por los próximos tres periodos institucionales  y que regularán el uso, ocupación y transformación del espacio físico urbano y rural.

PPNA: población pobre no asegurada.

Precaución en ambiente: Es el principio según el cual cuando exista peligro de daño grave e irreversible, la falta de certeza científica absoluta no deberá utilizarse como razón para postergar la adopción de medidas eficaces para impedir la degradación del medio ambiente.

Precaución en salud: Es el principio de gestión y control de la organización estatal, empresarial y ciudadana, tendiente a garantizar el cumplimiento de las normas de protección de la salud pública, para prevenir y prever los riesgos a la salud de las personas y procurar mantener las condiciones de protección y mejoramiento continuo.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. La preservación a largo plazo aplica al documento electrónico de archivo con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

Prestador de servicio de salud: son las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud, los Profesionales Independientes de Salud y los servicios de transporte especial de pacientes y los grupos de práctica profesional que cuenten con infraestructura física.  

Prestadores del servicio de desactivación: Son las personas naturales o jurídicas que prestan el servicio de desactivación dentro de las instalaciones del generador, mediante técnicas que aseguren los estándares de desinfección establecidos por los Ministerios del Medio Ambiente y de Salud, de conformidad con sus competencias.

Prestadores del servicio público especial de aseo: Son las personas naturales o jurídicas encargadas de la prestación del servicio público especial de aseo para residuos hospitalarios peligrosos, el cual incluye, entre otras, las actividades de recolección, transporte, aprovechamiento, tratamiento y disposición final de los mismos, mediante la utilización de la tecnología apropiada, a la frecuencia requerida y con observancia de los procedimientos establecidos por los Ministerios del Medio Ambiente y de Salud, de acuerdo con sus competencias, con el fin de efectuar la mejor utilización social y económica de los recursos administrativos, técnicos y financieros disponibles en beneficio de los usuarios de tal forma que se garantice la salud pública y la preservación del medio ambiente.

Préstamo documental: Salida temporal de documentos para consulta de oficinas de la Gobernación o de entes externos facultados para solicitar los expedientes.

Presupuesto: es una herramienta de carácter financiero, económico y social. definido como el instrumento financiero que el gobierno utiliza para planear, programar, proyectar y ejecutar los ingresos y gastos públicos en un periodo fiscal determinado, dando cumplimiento a los planes, programas y proyectos, con el fin de alcanzar las metas definidas en el plan de desarrollo económico y social del departamento.

Prevención y atención integral a problemas y trastornos mentales y a diferentes formas de violencia: estrategias dirigidas a la prevención y atención integral de aquellos estados temporales o permanentes identificables por el individuo y/o por otras personas en los que las emociones, pensamientos, percepciones o comportamientos afectan o ponen en riesgo el estado de bienestar o la relación consigo mismo, con la comunidad y el entorno, y alteran las habilidades de las personas para identificar sus propias capacidades, afrontar las tensiones normales de la vida, trabajar de forma productiva y fructífera y contribuir a su comunidad; igualmente incluye la prevención de la violencia en entornos familiares, escolares, comunitarios y laborales y la atención del impacto de las diferentes formas de violencia sobre la salud mental.

Prevención: Es el conjunto de acciones dirigidas a identificar, controlar y reducir los factores de riesgo biológicos, del ambiente y de la salud, que puedan producirse como consecuencia del manejo de los residuos de que trata el presente decreto, ya sea en la prestación de servicios de salud o cualquier otra actividad que implique la generación, manejo o disposición de esta clase de residuos, con el fin de evitar que aparezca el riesgo o la enfermedad y se propaguen u ocasionen daños mayores o generen secuelas evitables.

Prima de Navidad: Consiste en el pago que realiza el empleador al servidor, del equivalente a un mes de salario que corresponda al cargo desempeñado en treinta (30) de noviembre de cada año.

Prima de Servicio: Es el reconocimiento en dinero de quince días de salario, que se paga los primeros quince días del mes de julio de cada año.

Prima de Vacaciones: Es el reconocimiento que la Ley otorga a los servidores públicos al cumplir cada año de servicios, con el fin que dispongan de mayores recursos económicos para lograr el goce pleno de las vacaciones.

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Procesamiento de la información: permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones

Proceso: conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.

Procesos críticos: conjunto de actividades que se realizan en la administración departamental, que presentan un cierto grado de riesgos, que pueden entorpecer u obstaculizar el cumplimiento de los procesos.

Procuraduría: Ente autónomo de control y vigilancia de la función pública de los empleados del Estado.

Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Producción: Creación de documentos por parte de las unidades administrativas, en cumplimiento de las funciones, como representación de los procesos, procedimientos y actividades institucionales. producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.

Productos de la pesca: Se consideran los pescados capturados mediante las diferentes técnicas de pesca extractiva antes de ser destinados, transformados o no, al consumo humano, y otros usos comerciales.

Programa de auditoria para mejoramiento de la calidad: conjunto de una o más auditorias planificadas por un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Programa de Gobierno: Es una propuesta de compromiso político que expresa el interés general de las comunidades y el compromiso del candidato o candidata para satisfacer as necesidades o solucionar los problemas del municipio y/o departamento.

Programa institucional de tecnovigilancia: se define como un conjunto de mecanismos que deben implementar internamente los diferentes actores de los niveles departamental, distrital y local, para el desarrollo del programa nacional de tecnovigilancia.

Promoción de la salud mental y la convivencia: se define como el conjunto de políticas públicas, estrategias y acciones intersectoriales y comunitarias orientadas a proveer oportunidades que permitan el despliegue óptimo de recursos individuales y colectivos para el disfrute de la vida cotidiana, estableciendo relaciones interpersonales basadas en el respeto, la solidaridad y el ejercicio de los derechos humanos para el logro del bien común y el desarrollo humano y social.

Promoción: integración de la acciones que realiza la población, los servicios de salud, las autoridades sanitarias, los sectores sociales y productivos, con el objeto de garantizar, más allá de la ausencia de la enfermedad mejores condiciones de salud física, psíquicas de los individuos y colectividades.

Proponente/oferente: es la persona jurídica o natural, consorcio o unión temporal, que presenta un ofrecimiento para participar en un determinado proceso de selección.

Propuesta: se entiende por tal aquella oferta con carácter irrevocable, presentada conforme con los requisitos establecidos en el pliego de condiciones; debidamente suscrita por quien goza de la representación del proponente y acompañada de una póliza que garantice la seriedad de la misma.

Protocolo de atención: Orden en que se realizan los exámenes médicos a los usuarios de la red hospitalaria.

Proyecto de Inversión: Es un conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que intentan cumplir con un fin específico. Por lo general, se estable un período de tiempo y un presupuesto para el cumplimiento de dicho fin.

Prueba de laboratorio directa: Es un examen que se utiliza como herramienta para poder visualizar e identificar a un agente etiológico, mediante un extendido, gota gruesa, frotis y examen directo.

Prueba de laboratorio indirecta: Busca identificar la producción de anticuerpos del organismo infectado o antígenos, del agente etiológico, mediante reacciones bioquímicas, como pruebas de Elisa, de aglutinaciones, hemoaglutinaciones, e IFI.

PTO (Plan de Trabajo y Obra): Es el planeamiento Minero que planea el titular para adelantar  de manera ordenada étnica la explotación.

Publicar o divulgar: Significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión.

Queja: es la manifestación de protesta, censura, descontento o inconformidad que formula una persona en relación a la conducta irregular realizada por uno o varios servidores públicos en desarrollo de sus funciones.

Radicación de actos administrativos: Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el Art. 2 del acuerdo 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibido.

Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Radicación: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Radiocomunicación: la radiocomunicación por microondas se refiere a la transmisión de datos o voz a través de radiofrecuencias con longitudes de onda en la región de frecuencias de microondas.

Reactivo: Es toda sustancia que interactuando con otra (también reactivo) en una reacción química da lugar a otras sustancias de propiedades, características y conformación distinta, denominadas productos

Recaudo: cobro de dinero o bienes en función de un concepto determinado

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)

Recepción técnica: procedimiento a través del cual se aceptan o rechazan los productos solicitados a un proveedor.

Recepción: Operaciones de radicación, verificación y control que se realizan para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recepcionar: Recibir los formatos de  los funcionarios de las diferentes sectoriales, en papel y en  medio magnético.

Recetario oficial: Documento oficial autorizado por la autoridad competente, de carácter personal e intransferible que utilizan los prescriptores de Salud para la formulación de los Medicamentos de Control Especial.

Rechazos o no exitosos: son las transferencias electrónicas que por algún motivo no son debitadas de las cuentas bancarias  del departamento.

Reclamo: es la manifestación ya sea por motivo general o particular, referente a la prestación indebida de un servicio o a la inatención oportuna de una solicitud.

Recolección: Es la acción consistente en retirar los residuos hospitalarios y similares del lugar de almacenamiento ubicado en las instalaciones del generador.

Recurso de apelación: recurso que interpone el administrado para que el superior jerárquico del servidor público que profirió el acto administrativo lo aclare, modifique, adicione o revoque la decisión.

Recurso de queja: recurso que interpone el administrado cuando se rechace el recurso de apelación. Podrá interponerse directamente ante el superior del funcionario que dictó la decisión, mediante escrito al que deberá acompañarse copia de la providencia que haya negado el recurso

Recurso reposición: recurso que interpone el administrado para que el mismo servidor público que profirió el acto administrativo lo aclare, modifique, adicione o revoque la decisión.

Red  de  prestación  de  servicios:  es el conjunto articulado de prestadores de servicios de salud, ubicados en un espacio geográfico, que trabajan de manera organizada y coordinada en un proceso de integración funcional orientado por los principios de complementariedad, subsidiariedad y los lineamientos del proceso de referencia y contrarreferencia establecidos por la entidad responsable del pago, que busca garantizar la calidad de la atención en salud y ofrecer una respuesta adecuada a las necesidades de la población en condiciones de accesibilidad, continuidad, oportunidad, integralidad y eficiencia en el uso de los recursos.

Red de tecnovigilancia: estrategia nacional de comunicación voluntaria y de trabajo colectivo, que busca articular, apoyar y coordinar el desarrollo de la tecnovigilancia en Colombia a través de la participación y comunicación activa entre cada uno de los integrantes del programa y la entidad sanitaria local nacional.

Red hospitalaria: conjunto de entidades hospitalarias que brindan atención a la población del departamento.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Redes sociales de apoyo: constituye un espacio institucional en donde se vive, se gestionan, se promueve y se trata de materializar acciones, propuestas y decisiones equitativas.

Referencia y contrarreferencia: conjunto de procesos, procedimientos y actividades técnicos y administrativos que permiten prestar adecuadamente los servicios de salud a los pacientes, garantizando la calidad, accesibilidad, oportunidad, continuidad e integralidad de los servicios, en función de la organización de la red de prestación de servicios definida por la entidad responsable del pago.

Referencia: es el envío de pacientes o elementos de ayuda diagnóstica por parte de un prestador de servicios de salud, a otro prestador para atención o complementación diagnóstica que, de acuerdo con el nivel de resolución, de respuesta a las necesidades de salud.

Regalías: Es el Pago que se hace por las explotaciones del Mineral.

Régimen subsidiado: derecho que tiene la persona pobre y vulnerable para tener acceso a seguridad social  en salud y al pos-s.

Registro Contable: Asiento o anotación contable que debe ser realizada para reconocer una transacción, un hecho o una operación económica que afecte al ente público y atiende los postulados y normas técnicas, con fundamento en la ecuación patrimonial. Es la afectación o asiento que se realiza en los libros de contabilidad de un ente económico, con objeto de proporcionar los elementos necesarios para elaborar la información financiera del mismo.

Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código dela(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Registro de consultas: Es la inclusión en un listado de cada una de las solicitudes de información recibidas por cada unidad de archivos.

Registro de documentos: Asignación de datos conforme al Art. 2 del acuerdo AGN 060 de 2001, tales como Nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias, numero de radicación, nombre del funcionario responsable para el trámite, anexos y tiempo de respuesta.

Registro de préstamos: Es la inclusión en un listado de cada salida temporal documentos de los Archivos de Gestión y Archivo Central o histórico para responder a solicitudes de información de oficinas de la entidad o de entes externos legalmente facultados para solicitar expedientes.

Registro minero nacional: Es un medio de autenticidad y publicidad de los actos y contratos estatales y privados que tengan por objeto principal la constitución, conservación, ejercicio y gravamen de los derechos a explorar y explotar minerales, emanados de títulos otorgados por el estado o del titulo de propiedad privada del subsuelo.

Registro presupuestal: Es la operación mediante la cual se garantiza que los recursos presupuestales dispuestos para respaldar el contrato, mediante el certificado de disponibilidad presupuestal, no serán destinados a ningún otro fin. Esta se materializa en un documento denominado Registro Presupuestal de Compromiso.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. ej: informes, actas, videos, grabaciones, memorandos, comunicados y formatos diligenciados, entre otros.

Registro: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código dela(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.

Rehabilitación basada en comunidad: es una estrategia de acción que integra al sector salud, otros sectores, las organizaciones de la comunidad y las personas, para lograr equidad, inclusión social e igualdad de oportunidades para las personas con problemas o trastornos mentales, y en cualquier situación de salud mental.

Reinducción: actividad enfocada a actualizar a los servidores públicos en relación con las políticas económica, social y ambiental de cada nueva administración y a reorientar su integración a la cultura organizacional.

Reintegro de ingreso: es  la devolución parcial o total  de dinero por no ejecutar la totalidad del compromiso.

Reintegro: Devolución de los dineros que se generaron por algún desembolso de recursos por parte de laguna entidad.

Remate de Bienes: El procedimiento por el cual se materializa el cumplimiento de la obligación no atendida oportunamente por el deudor.

Remate: Venta en pública subasta de bienes del ejecutado, que se encuentra debidamente embargados y secuestrados y avaluados.

Remitente: Nombres, apellidos y cargo de quien firma.

Remitir: Enviar el expediente con todos sus anexos, pruebas y demás al subgrupo competente para continuar con el tramite establecido por ley.

Rendición de cuentas: es el deber legal y ético que tiene toda entidad o persona de responder e informar por la administración, manejo y rendimiento de fondos, bienes y/o recursos públicos asignados y los resultados en el cumplimiento del mandato que le ha sido conferido.

Rendimientos Financieros: Es la ganancia o utilizada que se genera por la inversión de un recurso.

Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Renovar: restablecer o reanudar una cosa que se había interrumpido.

Reparación: acción correctiva sobre un dispositivo activo.

Reportes inmediatos de tecnovigilancia: reportes de tecnovigilancia que relacionan un evento adverso serio o un incidente adverso serio con un dispositivo médico en particular.

Reportes periódicos de tecnovigilancia: reportes de tecnovigilancia que relacionan la ocurrencia de eventos adversos no serios e información sobre la seguridad de un dispositivo médico o grupos de dispositivos médicos en un período definido y en donde se ha realizado un proceso  de gestión interna eficiente por parte del reportante.

Representatividad: posibilidad de aplicar a la población en general las observaciones obtenidas de muestra de la misma.  

Reproceso: es el pago mediante transferencia electrónica que se hace de una transferencia electrónica que previamente ha rechazado.

Requerimiento Especial: El requerimiento especial es un acto administrativo que profiere la Administración Departamental en cabeza del Funcionario asignado del Subgrupo de Fiscalización y Auditoria tributaria, en el cual se plantean las glosas que considera que el contribuyente debe corregir en vista a las inconsistencias en que este presuntamente incurrió al elaborar y presentar su declaración tributaria. El requerimiento especial es el acto administrativo resultante de las investigaciones preliminares que el Subgrupo de Fiscalización y Auditoria tributaria realiza sobre un contribuyente.

Requerimiento técnico: aviso o manifestación de una situación problema a nivel técnico. Tiempo habilitado para efectuar cambios en la red, el proveedor debe efectuar los cambios o ajustes y operar sin incumplir el contrato de prestación de servicios.

Requerimiento: 1. Acto administrativo por medio del cual se solicita a una entidad sin ánimo de lucro la información financiera, contable, administrativa y legal para evaluar el funcionamiento y manejo de la misma. 2. Comunicación o comunicaciones enviadas al deudor en la cual se le invita acercarse a la administración con el fin de llegar a un arreglo de pago, con el fin de evitarse el procedimiento ejecutivo.

Residuo: es cualquier objeto, materia, sustancia o elemento resultante de la actividad económica, social o simplemente vegetativa que deja de ser útil, funcional o estético para quien lo genera. Se considera residuo como tal hasta su transformación  en materia de otro proceso industrial.

Residuos hospitalarios y similares: Son las sustancias, materiales o subproductos sólidos, líquidos o gaseosos, generados por una tarea productiva resultante de la actividad ejercida por el generador.

Residuos No Peligrosos: Son aquellos que se generan en cualquier lugar y en desarrollo de cualquier actividad y no presentan riesgo para la salud humana y/o el medio ambiente.

Resolución de decomiso: Acto administrativo mediante el cual se resuelve imponer una pena que consiste en la incautación por parte del Estado de mercancías o instrumentos causa de delito.

Resolución: acto administrativo que consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, se refiere al ámbito de competencia del servicio.

Responsabilidades: Son las que se asumen en la actividad laboral; pueden estar representadas en el manejo de equipos, dinero, maquinaria, personal, información.

Respuesta a glosas y devoluciones: se interpreta en todos los casos como la respuesta que el prestador de servicios de salud da a la glosa o devolución generada por la entidad responsable del pago.

Respuesta objetiva: es aquella basada en hechos reales, veraces y que se pueden medir.

Retención de Industria, Comercio, Avisos y Tableros: La retención de Industria, Comercio, Avisos y Tableros es un mecanismo de recaudo del impuesto a favor de los municipios del departamento, que consiste en restar de los pagos o abonos en cuenta un porcentaje determinado por la ley. De esta forma cada vez que ocurra un hecho generador del impuesto, se hace la respectiva retención.

Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Retención: Es el cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar unos objetivos establecidos.

Riesgo ocupacional: se refiere al riesgo al cual está expuesto un trabajador dentro de las instalaciones donde labora y durante el desarrollo de su trabajo.

Riesgo: es la posibilidad de que ocurra algo que tendrá un impacto sobre los objetivos. se mide en términos de consecuencias y probabilidades.

RIPS: registro individual de la prestación de servicios de salud.

procesos archivísticos: Las unidades documentales serán administradas integralmente a la luz de los siguientes procesos de carácter técnico:

Rol de las oficinas de control interno: funciones dentro de las cuales se enmarcan las competencias y deberes de la oficina de control interno, establecidas en el decreto 1537 de 2001.

SAC: servicio de atención a la comunidad

Salida de información: es la capacidad del sistema para producir  la información procesada o  sacar  los datos de entrada al exterior.

Salud mental y convivencia social: Espacio de construcción, participación y acción transectorial y comunitaria que, mediante la promoción de la salud mental y la convivencia, la transformación de problemas y trastornos prevalentes en salud mental y la intervención sobre las diferentes formas de la violencia, contribuya al bienestar y al desarrollo humano y social en todas las etapas del ciclo de vida, con equidad y enfoque diferencial, en los territorios cotidianos.

Salud mental: La salud mental se define como un estado dinámico que se expresa en la vida cotidiana a través del comportamiento y la interacción de manera tal que permite a los sujetos individuales y colectivos desplegar sus recursos emocionales, cognitivos y mentales para transitar por la vida cotidiana, para trabajar, para establecer relaciones significativas y para contribuir a la comunidad. La Salud Mental es de interés y prioridad nacional para la República de Colombia, es un derecho fundamental, es tema prioritario de salud pública, es un bien de interés público y es componente esencial del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de los colombianos.

Salud ocupacional: actividad multidisciplinaria que promueve y protege la salud de los trabajadores. Esta disciplina busca controlar los accidentes y las enfermedades mediante la reducción de las condiciones de riesgo.

Salud pública: la salud pública es la ciencia y el arte de organizar y dirigir los esfuerzos colectivos destinados a proteger, promover y restaurar la salud de los habitantes de una comunidad.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación

Sanción por no declarar: Los contribuyentes obligados a presentar una declaración tributaria que  no lo hagan, se exponen a que la administración de impuestos le imponga la sanción por no declarar establecida en la ordenanza 066 de Diciembre de 2012:

Satisfacción de los usuarios: percepción del usuario sobre el grado en que se han cumplido sus expectativas.

Satisfacción del cliente: percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.

Sede principal: es la sede del centro educativo en la que se encuentra el área administrativa.

Sede: son plantas físicas independientes que conforman una institución educativa. Una sede puede ser un centro educativo oficial.

Segregación: Es la operación consistente en separar manual o mecánicamente los residuos hospitalarios y similares en el momento de su generación, conforme a la clasificación establecida en el presente Decreto.

Selección documental: Proceso mediante el cual se decide la disposición final de fas documentos de acuerdo con lo establecido en la tabla de retención documental y se determina con base en una muestra estadística aquellos documentos de carácter representativo para su conservación permanente.

Selección: método para escoger a la persona más idónea para ocupar el cargo solicitado o para desarrollar una actividad específica (C.N.S.C.)

Semaforización: la semaforización es una herramienta que  permite determinar en el momento oportuno que medicamentos están próximos a vencer, permitiendo del mismo modo ejercer un control con los medicamentos de baja rotación.

Sensibilidad: capacidad del programa de tecnovigilancia para detectar señales de alerta de eventos adversos a nivel nacional.

Señal de alerta: situación generada  por un caso o un número  de casos reportados con una misma asociación o relación causal entre un evento adverso y un dispositivo médico, siendo desconocida o no documentada previamente y que presuma un riesgo latente en salud.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

Servidor público: personas que prestan servicio al estado como miembros  de las corporaciones públicas, como empleados o trabajadores del mismo y de sus entidades descentralizadas. Se dividen en: 1. cargo de elección popular. 1.1 aspirantes a corporaciones públicas. 1.2 rama ejecutiva. 2. empleados públicos. 2.1 carrera administrativa. 2.2 libre nombramiento y remoción. 3. trabajadores oficiales: prestan un servicio al estado. 2.1 contratos de prestación de servicios.

SGCF: sistema de gestión y control financiero.

SGP: Sistema General de Participación.

SGR: Sistema General de Regalías.

SGSSS: Sistema General de Seguridad Social en Salud.

SGT: sistema de gestión transparente.

SIAU: sistema de información y atención al usuario.

SICEM: Sistema de información de Cesiones Y Embargos del Departamento del Cesar.

SIGEP: sistema de información de gestión del empleo público.

Sigla: Abreviatura conformada por las tres iniciales de cada palabra de una razón social.

Signatura Topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

SIGNUS: software interno para las declaraciones departamentales.

SIIAF: Sistema integrado de información administrativa y financiera.

SIMAT: sistema integrado de matrícula, que apoya al proceso de matrícula estudiantil y a las tareas correspondientes en las diferentes secretarías de educación departamentales, distritales y municipales.

SINEB: sistema de información nacional de educación básica y media que permite a las secretarías de educación certificadas reportar la información de planta (docentes, directivos docentes y administrativos), financiera, calidad, alimentación e infraestructura tecnológica al ministerio de educación nacional.

Sistema ControlDoc: Sistema de gestión de documentos adoptado en la Gobernación del Cesar para el registro y elaboración de comunicaciones oficiales

Sistema de alertas tempranas: Es un instrumento con el cual la defensoría del pueblo acopia, verifica y analiza de manera técnica, información relacionada con situaciones de vulnerabilidad y riesgo de la población civil, como consecuencia del conflicto armado, y advierte a las autoridades concernidas con deber de protección para que se coordine y brinde una atención oportuna e integral a las comunidades afectadas.

Sistema de Gestión Documental: son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, suele rastrear y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel.

Sistema de información: es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con un fin común; que permite que la información esté disponible para satisfacer las necesidades en una organización. Los elementos que interactúan entre sí son: el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas ejecutados por las computadoras, las telecomunicaciones y los procedimientos de políticas y reglas de operación. Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere

Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas, estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas organizaciones, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital. 

Sistema obligatorio de garantía de calidad de atención en salud del sistema general de seguridad social en salud: es el conjunto de instituciones, normas, requisitos, mecanismos y procesos deliberados y sistemáticos que desarrolla el sector salud para generar, mantener y mejorar la calidad de los servicios de salud en el país.

Sistema presupuestal: está constituido por el marco fiscal de mediano plazo que contiene el plan financiero (ley 819/03), por un plan operativo anual de inversiones y por el presupuesto general del departamento

Sistema único de acreditación: es el conjunto de entidades, estándares, actividades de apoyo y procedimientos, de autoevaluación, mejoramiento y evaluación externa, destinados a demostrar,  evaluar y comprobar el cumplimiento de niveles superiores de calidad por parte de las instituciones prestadoras de servici​os de salud (IPS), las empresas administradoras de planes de beneficios (EAPB),  y las direcciones departamentales, distritales y municipales que voluntariamente decidan acogerse a este proceso.

Sistema único de habilitación: es el conjunto de normas, requisitos y procedimientos mediante los cuales se establece, registra, verifica y controla el cumplimiento de las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica, de suficiencia patrimonial y financiera y de capacidad técnico administrativa, indispensables para la entrada y permanencia en el sistema, los cuales buscan dar seguridad a los usuarios frente a los potenciales riesgos asociados a la prestación de servicios y son de obligatorio cumplimiento por parte de los prestadores de servicios de salud y las empresas administradoras de planes de beneficios (EAPB).

Sistema: Es el conjunto coordinado de componentes y elementos que actúan articuladamente cumpliendo una función específica.

Situaciones administrativas: circunstancias en las cuales pueden encontrarse los empleados vinculados regularmente a la administración.

Sivigila: sistema de vigilancia de salud pública. es la organización de los usuarios, normas, los procedimientos y los recursos (financieros, técnicos y humanos) para la recopilación de datos, el análisis y la interpretación y divulgación de la información sobre eventos de salud, de forma sistemática y continua, para la orientación de la tomas de decisiones en la salud pública.

SMLV: salario mínimo legal  vigente.

Sobre: Cubierta que guarda y protege el documento, para su entrega o envío.

Sobretasa a la Gasolina: La sobretasa a la gasolina es una contribución de carácter municipal y departamental, que se genera en el consumo de gasolina motor extra y corriente, nacional o importada.

Software: parte intangible, son todos los aplicativos de uso específico o general utilizados para el procesamiento de la información en la administración.

Solicitud de información: es el requerimiento que hace el ciudadano(a) a una o varias entidades, con el fin de que se le brinde información y orientación relacionada con los servicios propios de cada entidad.

Soporte: Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico entre otros.

SSD: secretaria de salud departamental.

Subdivisión: Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y subtítulos.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Sugerencia: es una propuesta que se presenta para incidir o mejorar un proceso cuyo objeto está relacionado con la prestación de un servicio o el cumplimiento de una función pública.

Sujetos obligados: Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida en el artículo 5° de esta ley;

Tabla de Retención Documental (TRD): Instrumento archivístico producto de un proceso técnico de análisis intelectual de la producción documental de una institución o entidad, que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera esta­blecer el tiempo que deben permanecer tanto en el Archivo de oficina como en el Archivo Central y señalar su disposición final.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tarifas: Son los porcentajes de aplicación a los diferentes rangos de las bases gravables para el cálculo del impuesto de vehículos  a cancelar.

Temperatura: Magnitud física que mide la sensación subjetiva de calor o frío de los cuerpos o del ambiente. La temperatura se mide en grados.

Tercio: Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.

Termohigrómetro: es el equipo de medición que permite conocer la temperatura y humedad relativa en una zona de almacenamiento.

Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática

Tipos documentales: Son la expresión de las actividades tanto personales como administrativas, reflejadas en un determinado soporte y con los mismos caracteres internos específicos para cada uno, los cuales determinan su contenido.

Título Ejecutivo: 1. Es el documento público o privado en virtud del cual se fundamenta un proceso ejecutivo, título emanado de las partes, imposición de la administración o por decisión judicial, en el cual debe constar una obligación clara, expresa y exigible a cargo del deudor. Para el procedimiento Administrativo Coactivo la normativa está contemplada en el artículo 828 del Estatuto Tributario. 2. Es aquel documento al cual la ley le atribuye la suficiencia necesaria para exigir el cumplimiento forzado de una obligación que consta en él. En Colombia un documento presta mérito ejecutivo cuando contiene una obligación clara, expresa y exigible.

Titulo Judicial: Es un título valor que representa una suma determinada de dinero, consignada a órdenes de un despacho judicial por el sindicado o por un tercero a nombre de éste, con el fin de garantizar el cumplimiento de obligaciones del procesado.

Titulo minero: Es el que se constituye para otorgar y aprobar el derecho a explorar y explotar minas de propiedad estatal, mediante el contrato de concesión minera debidamente otorgado e inscrito en el Registro Minero Nacional.

Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Tornaguías: Es un documento de transporte de productos gravados con impuesto al consumo, autorizado por Rentas, que se adhiere a una factura o relación de productos.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Trámite: Control de recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir el documento.

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Transferencia electrónica: el término “transferencia electrónica” (o “giro electrónico”) frecuentemente se utiliza para referirse a cualquier transferencia de dinero entre una persona y otra. Sin embargo, el término también tiene un significado técnico más preciso, ya que se refiere a cierto método de transferir los fondos; es decir, la transferencia de fondos generalmente se realiza entre una institución bancaria y otra (ya sean éstas bancos o cooperativas de crédito), por lo que se denomina más propiamente “transferencia bancaria electrónica”

Transporte asistencial básico y medicalizado: se consideran los vehículos que realizan traslados exclusivamente asistenciales y que cumplen las condiciones técnicas establecidas en el manual de estándares de habilitación de la resolución 2003 de 2014, además cumplir con lo estipulado en el ―código nacional de tránsito terrestre, las normas técnicas colombianas del ICONTEC: NTC 2170, la NTC 3729 tercera actualización y las demás normas que las adicionen, modifiquen.

Traslado en el procedimiento administrativo coactivo: Comunicación de una parte a la otra, para que la conozca y acepte o contradiga. Traslado de autos En el Derecho Procesal, se denomina traslado, según la definición de Couture, “la acción y efecto de comunicar a la parte contraria un escrito o documento para que haga valer contra él las defensas de que se crea asistida”. El ejercicio de ese derecho suele tener plazos fijados por la ley, los cuales difieren según el trámite a que el traslado se refiera.

Trasplante de órganos: es un tratamiento médico por medio del cual órganos, tejidos y cedulas enfermas son reemplazados por las de un donante.

Tratamiento: Es el proceso mediante el cual los residuos hospitalarios y similares provenientes del generador son transformados física y químicamente, con objeto de eliminar los riesgos a la salud y al medio ambiente.

Trazabilidad: se refiere a la capacidad de seguir un dispositivo médico a lo largo de la cadena de suministros desde su origen hasta su estado final como objeto de consumo

UND: Unidad notificadora departamental o distrital

Unidad administrativa: Oficina o dependencia de la entidad.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad Documental: Unidad de análisis en el proceso de identificación documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento (ejemplo: una resolución) o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente (ejemplo: una historia laboral).

Unidad informadora: UPGD especial considerada fuente de información del sistema de vigilancia en salud pública, proveniente de instituciones prestadoras o no de servicios de salud o personas naturales (que presten o no servicios de salud) que capten eventos de interés en salud pública, cuya notificación es esporádica (solo notifican cuando se presenta el evento).

Unidad notificadora: Es la entidad pública responsable de la investigación, confirmación y configuración de los eventos de interés en salud pública, con base en la información suministrada por las Unidades Primarias Generadoras de Datos y cualquier otra información obtenida a través de procedimientos epidemiológicos.

Unidad primaria generadora de datos – UPGD: Es la entidad pública o privada que capta la ocurrencia de eventos de interés en salud pública y genera información útil y necesaria para los fines del Sistema de Vigilancia en Salud Pública,

Unidades sanitarias: son los establecimientos organizados para el desarrollo de actividades sanitarias, en general, las instituciones de salud de cualquier nivel de complejidad, en sus funciones preventivas, asistenciales y de rehabilitación. Las unidades sanitarias pueden ser intramurales y extramurales, permanentes o temporales.

UPC-C: Unidad de pago por Capitación de Régimen Contributivo.

UPC-S: unidad de pago por capitación de régimen subsidiado.

UPGD: entidad pública o privada que capta la ocurrencia de eventos de interés en salud pública y genera información útil y necesaria para los fines del sistema de vigilancia en salud pública SIVIGILA.

Usuario ControlDoc: Funcionarios con permiso para acceder al sistema ControlDoc, quienes según autorización pueden operar como administradores de las comunicaciones de la entidad (recepción, radicación, distribución, asignación de trámites, tramite, envíos).

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Proceso permanente y continuo que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan los valores primarios (para la administraci6n) y secundarlos (para la sociedad) de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo y determinar su disposición final (conservación temporal o permanente).

Valores: son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento en función de realizarnos como personas. Nos proporcionan una pauta para formular metas y propósitos, personales o colectivos. Reflejan nuestros intereses, sentimientos y convicciones más importantes.

Vectores: Son los insectos u organismos que transporta o transmite enfermedades.

Veeduría ciudadana: es el mecanismo democrático de representación q permite a las personas y a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública respecto a las autoridades.

Vehículo: de acuerdo al artículo 2° del Código Nacional de Tránsito. Ley 769 del 2002, se define como: todo aparato montado sobre ruedas que permite el transporte de personas, animales o cosas de un punto a otro por vía terrestre pública o privada abierta al público.

Vehículos gravados con impuesto: Son aquellos vehículos automotores nuevos, usados y los que se internen temporalmente al territorio nacional, a excepción de los siguientes: Las bicicletas, motonetas, y motocicletas con motor hasta de 125 c.c. de cilindrada; Los tractores para trabajo agrícola, trilladoras y demás maquinaria agrícola; Los tractores sobre oruga, cargadores, moto trillas, compactadoras, motoniveladoras y maquinaria similar de construcción de vías públicas; Vehículos y maquinaria de uso industrial que por sus características no estén destinados a transitar por las vías de uso público o privadas abiertas al público; Los vehículos de transporte público de pasajeros y de carga al igual que los vehículos oficiales.

Viáticos y gastos de viaje: Rubro para atender los gastos de transporte, manutención y alojamiento de los servidores de la entidad que se desplacen en comisión oficial al interior o exterior del País de acuerdo con las normas vigentes.

Vigencia futura excepcional: Cuyas obligaciones afectan el presupuesto de vigencias fiscales futuras y no cuentan con una apropiación en el presupuesto de la vigencia en que se concede la autorización. Cuando se pretende establecer compromisos que afecten el presupuesto de vigencias futuras sin apropiación en el presupuesto del año en que se concede la autorización en casos excepcionales para las obras de infraestructura, energía, comunicaciones, aeronáutica, defensa, seguridad, y gasto público social (educación, salud, agua potable y saneamiento básico), así como para las garantías a las concesiones.

Vigencia futura ordinaria: Cuya ejecución se inicia con el presupuesto de la vigencia en curso. Están permitidas para las entidades territoriales por disposición del artículo 12 de la Ley 819 de 2003 cuando con autorización de la respectiva corporación departamental: “Se podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas”.

Vigencias Futuras: Es una autorización para asumir obligaciones que afecten presupuestos de vigencias siguientes, cuando su ejecución se inicie con presupuesto de la vigencia en curso. - Son un instrumento presupuestal que garantiza la incorporación del concepto de gasto en los presupuestos de vigencias posteriores a los de la asunción del compromiso, así como de los recursos necesarios para financiar dicho gasto. -Las vigencias futuras constituyen la figura presupuestal que permite planificar y financiar proyectos bajo una óptica de largo y mediano plazo y superar la limitación natural que representa la anualidad del presupuesto público. De este modo, las vigencias futuras se suelen utilizar para la realización de grandes proyectos de infraestructura u otros proyectos económicos y sociales que resultan estratégicos para el país, cuyo horizonte excede una vigencia fiscal. En este sentido, las autorizaciones de vigencias futuras brindan seguridad financiera a proyectos que están llamados a representar políticas de Estado para evitar que su desarrollo se vea afectado por situaciones ajenas a las que demandan su propia ejecución.

Vigilancia en salud pública: Función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la salud, consistente en el proceso sistemático y constante de recolección, análisis, interpretación y divulgación de datos específicos relacionados con la salud, para su utilización en la planificación, ejecución y evaluación de la práctica en salud pública.

Vigilancia epidemiológica: es un sistema que se alimenta principalmente con el registro y análisis de la información de estadísticas de ausentismo, diagnóstico epidemiológico de salud de los trabajadores de la empresa, factores de riesgo prioritarios y evaluaciones ambientales, entre otros, con el fin de planear acciones de prevención y control de las enfermedades laborales.

Vigilancia y control en salud pública: Función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la salud, consistente en el proceso sistemático y constante de inspección, vigilancia y control del cumplimiento de normas y procesos para asegurar una adecuada situación sanitaria y de seguridad de todas las actividades que tienen relación con la salud humana.

Visión: es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la empresa a largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes, de la aparición de nuevas condiciones del mercado, etc.

Visita de seguimiento: Es el acto a través del cual la el Archivo General del Departamento o Consejo Departamental de archivos verifica el cumplimiento de la normatividad archivística o de las medidas ordenadas mediante Acta o Plan de Mejoramiento, constando ello en una acta.